在数字化浪潮风起云涌的当下，电子凭证的数字化转型已成大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域正式推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同精准的鼓点，奏响了我国电子凭证改革的激昂乐章，标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题，即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和深厚的技术底蕴，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的智能档案管理系统——合思档案。基于该系统在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵样本。
红枣巨头的档案管理之困
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的老牌企业，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的档案管理方式逐渐成为了企业发展的掣肘。
在财务归档环节，财务人员需要花费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于纸质档案管理的复杂性和繁琐性，档案遗失的情况时有发生，给企业的财务管理带来了极大的困扰。这种低效的归档方式不仅耗费了大量的人力和时间成本，还增加了财务管理的风险。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当企业需要查阅某些档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这在一定程度上影响了企业的决策效率和业务流程的顺畅进行。
大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，企业需要为档案存储租赁专门的场地，配备专业的档案管理人员，这无疑增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，降低成本、提高效率成为了企业生存和发展的关键。好想你公司急需一种高效、智能的档案管理解决方案，以摆脱传统档案管理方式的束缚。
合思档案：破解档案管理难题的密钥
面对好想你公司在档案管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套基于智能档案管理系统——合思档案的解决方案。该方案充分发挥了合思档案的功能和优势，为好想你公司的档案管理带来了全新的变革。
合思档案打破了传统档案管理中数据孤立的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等相关数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现数据的联查，大大提高了工作效率。在传统档案管理方式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅浪费时间，还容易出现数据不一致的问题。而合思档案的一键联查功能，让财务人员能够快速准确地获取所需信息，为企业的财务管理提供了有力的支持。
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力对纸质档案进行逐一核对，不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误。而合思档案的自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整理和分类，审计人员只需对电子档案进行审核即可，大大缩短了审计周期，提高了审计的准确性和可靠性。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。虚拟档案库房的建立，不仅节省了大量的存储空间，还提高了档案管理的安全性和可靠性。二维码技术的应用，让档案的借阅和归还更加便捷高效，减少了人工操作的错误和繁琐。
智能档案管理系统带来显著成效
合思档案的应用，为好想你公司带来了显著的成效。通过对档案管理流程的优化和智能化升级，好想你公司在人工耗时、管理耗时和综合成本等方面都取得了显著的降低。
在人工耗时方面，合思档案的应用减少了90%的人工操作。原本需要大量人力完成的档案归档和整理工作，现在通过智能档案管理系统可以自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中，提高了企业的财务管理水平。
在管理耗时方面，总部接收减少了80%的管理耗时。合思档案实现了档案数据的实时共享和传输，总部可以及时获取各部门的档案信息，减少了信息传递的时间和成本。借阅管理减少了67%的管理耗时，通过电子档案的借阅和归还功能，实现了借阅流程的自动化和信息化，提高了借阅管理的效率。
在综合成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过节省档案存储的空间成本、人力成本和纸张成本等，企业的运营成本得到了有效控制。在当前经济环境下，降低成本对于企业的生存和发展至关重要。合思档案的应用，为好想你公司在激烈的市场竞争中赢得了更多的优势。
智能档案管理系统引领未来发展
合思档案作为一款先进的智能档案管理系统，不仅帮助好想你公司实现了降本增效、合规经营和低碳运营，更让企业的有限资源得到了更有效的利用。在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案的价值和意义愈发凸显。
《电子会计档案实践案例集》的发布，是合思在推动电子凭证数字化转型道路上的一次重要尝试。希望这本案例集能够为更多企业提供借鉴和参考，进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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