智能档案管理系统：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革已驶入快车道，电子凭证开具端基本实现了数字化适配。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，仍困扰着众多企业。

传统纸质档案管理存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要打印、整理、装订及归档，不仅占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐，同时电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。杭州西湖城市建设投资集团则存在回单管理难、发票管理难、凭证管理难等问题，档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，报销周期长达1月，报销流程繁琐、重复报销频发。

面对这些痛点，企业亟需一套智能档案管理系统来解决财务档案管理难题。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了智能化的档案管理解决方案。

合思档案：智能档案管理系统的领航者

合思档案有着丰富的成长历程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这一强大的服务网络，为企业提供了坚实的后盾，确保智能档案管理系统能够稳定、高效地运行。

核心功能：智能档案管理系统的强大引擎

合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现智能采集，确保档案数据的准确、高效获取。
档案制档具备智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。系统能够自动关联相关档案信息，进行智能组装，同时进行严格的检测，确保档案的合规性和准确性。
档案利用可实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。用户可以通过多维检索功能，快速找到所需档案，实现一站式预览。在线借阅功能方便了用户的使用，异构系统联查则打破了数据壁垒，实现了数据的共享和流通。实物混序归档和可视化盘点档案数据，提高了档案管理的效率和准确性。

显著收益：智能档案管理系统的价值体现

使用合思档案这一智能档案管理系统，能为用户带来显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
COMMUNE幻师实现纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这些案例充分证明了智能档案管理系统在降本增效方面的显著作用。

多元场景：智能档案管理系统的广泛应用

合思档案这一智能档案管理系统在不同行业都有典型的应用场景。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司借助合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率；自动组装便于审计；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。
在餐饮行业，云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，业财融合提升80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年。
在数字阅读和知识服务行业，帆书全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，财务结账效率提高50%，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年。
在国企领域，中文传媒通过合思档案实现电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。

成功案例：智能档案管理系统的实力见证

众多企业通过使用合思档案这一智能档案管理系统，取得了显著的成效。
海亮教育科技服务集团是世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，通过合思档案实现档案数据来源多元化（电子档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，实物档案数字化副本将实体文件扫描或拍照转换为数字形式），会计类档案管理范围全面，自动归档，自助OA，集成金蝶EAS，对原有的纸质档案进行数字化处理。方案收益显著，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
高新兴科技集团作为智慧城市物联网产品与服务提供商，通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率。对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统；凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置；支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 +。
杭州西湖城市建设投资集团为西湖区政府下属国有独资企业，通过合思档案实现电子会计凭证在开具端和国税总局、银行、国铁集团、航空公司、中央部门等对接，在接收端与企业OA、接口直联等方式结合，以及电子凭征业务应用环节的全流程管理，还有财务档案在归档端的结构化管理。方案收益为档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。
金牌橱柜家居科技股份有限公司是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；搭建业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树；实现银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。

截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思档案这一智能档案管理系统已助力众多企业在电子会计档案管理方面取得成功，你也可以加入其中，开启高效、合规、低成本的财务档案管理之旅。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com ，扫描二维码可了解合思档案，了解更多案例。宣传语：未来财务用合思 让有限更有效。如果你也想体验智能档案管理系统带来的便捷与高效，点击免费试用，开启全新的财务档案管理模式。