数电票时代，智能档案管理系统助力企业档案管理变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势为企业财务档案管理带来了全新挑战，也让信息化建设的需求愈发迫切。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。面对这些要求，企业急需一款专业的智能档案管理系统来应对。

纸电混合时代，企业不同角色在传统档案管理中都面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大的压力，而且数据难以进行有效分析和利用。财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐至极。传统档案管理不仅有着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜对存储空间的需求巨大；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量惊人，查询调阅数据也无法得到有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易损坏。

虽然国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存问题，要实现企业全面数字化，还需保证档案原生性。在此背景下，合思的智能档案管理系统应运而生，为企业提供了完美的解决方案。

创新方案 多元覆盖

合思的智能档案管理系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可应收尽收，保证了档案数据的完整、真实与合规。

档案扩展解决方案支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。它通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力保障了财务合规。

强大功能 高效管理

合思的智能档案管理系统在功能上表现卓越，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。此外，它也支持手动采集和自主补录，可对不满足系统集成要求的零散会计资料进行便捷的手动数据补录。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配工作量。同时，它具备字段映射功能，让查询更加便捷。

档案管理具备精准的权限管理。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，还能进行水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。

档案应用可实现多维检索，满足多场景查询需求。它支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。还能一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。

核心亮点 价值凸显

合思的智能档案管理系统拥有诸多核心亮点，展现出强大的实力。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照多种维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持9类电子凭证多渠道操作，实现数电票全流程闭环管理。

产品价值 惠及各方

合思的智能档案管理系统为不同角色和企业整体都带来了显著的价值。

对于CEO/高管来说，该系统可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员而言，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

对企业整体而言，合思的智能档案管理系统能显著降本增效，实现电子会计档案管理闭环，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益最大化。

典型场景 应用广泛

合思的智能档案管理系统在多个典型场景中发挥着重要作用。

在档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

外部审计时，审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通补充资料。

企业进行单证备案、项目管理等工作时，可利用合思智能档案管理系统的相关功能，实现档案数据的有效管理和利用。

可视化盘点档案数据，可实现档案数据资产化，为企业决策提供数据支持。

成功案例 实力见证

众多企业的成功案例充分证明了合思智能档案管理系统的卓越性能。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思智能档案管理系统后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，管理自动化，企业成本降低，数据指标得到显著提升。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。采用合思智能档案管理系统单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理存在诸多问题。使用合思智能档案管理系统后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多痛点。采用合思智能档案管理系统解决方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 优势显著

合思的智能档案管理系统是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，具有广泛的市场认可度。

它拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，以及拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，保障了系统的安全性和合规性。

国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其在电子会计档案管理方面的专业性和可靠性。

合思的智能档案管理系统能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票时代的发展，合思智能档案管理系统将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理解决方案。诚邀广大企业选择合思智能档案管理系统，开启电子会计档案管理的数字化新时代，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。如需了解更多信息，可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式与合思取得联系。点击免费试用，开启智能档案管理新篇章。