智能档案管理系统：开启企业数字化档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。根据政策规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，加强信息化建设已刻不容缓。在收票环节，多项政策明确了电子发票和电子凭证的法律效力；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，传统的纸质档案管理模式给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的困境；财务人员需处理大量档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对；业务人员报销纸质票据流程繁琐。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档工作量大、查询调阅数据利用低效；高合规风险，包括电子会计凭证管理手段缺乏、纸质档案易损坏等问题。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时企业也需关注档案全生命周期管理闭环。在此背景下，合思档案这一智能档案管理系统应运而生，为企业提供了高效、便捷的档案管理解决方案。

量身定制方案，满足多元需求

• 角色专属方案
  对于CEO/高管而言，智能档案管理系统合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案，可提高工作效率，告别重复低价值工作。该系统实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控分析，让档案管理变得轻松简单，同时提高了档案利用效率。

外部审计借助合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充资料。

• 整体方案概览
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

强大功能体系，助力高效管理

• 多源采集：灵活多样
  在多源采集方面，接口互联可自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集可自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：精准高效
  智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据。还可辅助人工整理，关联任务执行进度可视化；字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

• 档案管理：精细规范
  档案管理包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：便捷实用
  档案应用方面，多维检索可满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、目录和全文检索、批量检索。一站式预览能穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

核心亮点突出，彰显独特优势

• 大数据解决方案：深度挖掘
  智能档案管理系统合思档案的大数据解决方案能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑安全存储机制，多种方式下载档案数据。

• 档案扩展解决方案：灵活拓展
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

• 证据链完整性解决方案：保障合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持多种查询条件和浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同人员有不同的查询权限和方式。

价值体现显著，推动企业发展

• 降本增效：节约成本
  合思档案能显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

• 闭环管理：拉通链路
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

• 数据活化：实现价值
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。

• 资源重组：效益最大化
  资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景覆盖，解决实际难题

• 海量单据企业：高效电子化
  对于年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。

• 集团型企业：标准统一
  共享中心统建的集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测，推进单套制落地。

• 多系统互联企业：数据整合
  多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接、统一标准，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。

• 教育集团企业：智能管理
  中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案可应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案可实现自动组装，电子原文件独立管理可完成合规存档。

成功案例见证，实力有目共睹

• 海量单据企业成效
  年单据量2.6亿的企业使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，档案管理电子化、信息化，借阅和档案室管理规范化，企业成本降低，数据指标也有显著提升。

• 集团型企业成果
  共享中心统建的集团型企业采用合思档案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统互联企业收获
  多系统数据互联的企业应用合思档案后，统一了储存，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团企业改变
  中国最大的K12民办教育集团之一使用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位领先，优势独具一格

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户。合思获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。合思自主研发工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。

智能档案管理系统合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在未来发挥重要作用。

合思在北京、上海等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业咨询和了解。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，企业可以放心选择合思档案，开启数字化档案管理之旅。点击免费试用，体验智能档案管理系统的魅力！