档案管理优化方案：合思档案引领企业数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理正呈现出蓬勃发展的趋势。2025年数电票将实现全覆盖，这一重大变革使得企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。企业的信息化建设如同一场急需“恶补”的课程，因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思，作为一家创立于2014年的科技公司，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，更是企业解决内外交困的档案管理问题的得力助手，它能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，都凸显了电子会计档案管理的重要性。

市场洞察：合思档案的领航地位

数电票的快速扩张如同一场数字化风暴，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。政策上对电子发票接收和电子凭证法律效力的肯定，标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的市场形势下，合思档案凭借其卓越的实力占据着重要的市场地位。

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，还入选福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案在这场数字化浪潮中，无疑是企业电子会计档案管理的领航者。

痛点剖析：传统档案管理的困境

传统档案管理就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管面临着纸质档案管理成本花费巨大且储存占地的问题，档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

财务人员则被大量的档案数据折磨得疲惫不堪。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情逐渐降低。业务人员出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，降低了工作效率。

传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等，都给企业带来了诸多困扰。

策略蓝图：合思档案的解决方案

合思档案为企业提供了一套全面的档案管理优化方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业在数智化转型中提升财务档案管理效率，挖掘数据价值。其解决方案旨在为不同角色提供针对性服务，为CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理、提升决策数智化；为归档员/财务提高工作效率、实现数据全流程透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源等。

合思档案致力于补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，打造连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统。

核心揭秘：合思档案的功能模块

• 多源采集模块：数据汇聚的智慧之门
  多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，还支持手动采集和自主补录零散会计资料，为企业提供了多样化的数据采集方式。

• 智能制档模块：数据整合的魔法之手
  智能制档模块实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，它提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理模块：精细管控的安全堡垒
  档案管理模块拥有精准的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、表单主键设置等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用模块：高效利用的便捷通道
  档案应用模块提供多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还具备一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

优势凸显：合思档案的竞争利器

合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

合思自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

在财务视角下，合思档案提供证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

案例见证：合思档案的实际成效

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，企业成本降低，管理自动化，流程精简。

服务护航：合思的贴心支持

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思提供全面的售后支持，包括档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理（如电子与实物档案高度关联、静态介质打标、虚拟库房可视化监控、档案盒管理等），确保客户在使用过程中遇到的问题能得到及时解决。

合思拥有专业的技术团队，不断优化产品功能，提升系统性能，如在数据采集、处理、存储和应用等方面持续创新，以满足企业不断变化的需求。

综上所述，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等核心模块，以及大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等优势，能为企业提供全方位、高效、合规的电子会计档案管理服务。它帮助企业解决了传统档案管理中的诸多痛点，实现了显著的降本增效，同时让数据“活起来”，挖掘了档案数据的价值，助力企业实现业财融合和数字化转型。在当前数电票快速扩张、国家政策支持电子会计档案管理的背景下，合思档案顺应时代发展趋势，为企业提供了符合政策要求、适应数字化凭证时代的档案管理优化方案，是企业实现全面数字化的重要选择。合思凭借其广泛的服务网络、专业的技术团队和以客户为中心的服务理念，将持续为企业提供优质的产品和服务，与企业携手共进，共同推动财务数智化的发展。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理优化方案，点击免费试用。