合思档案：智能档案管理系统助力企业财务档案管理升级

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业的财务档案管理正经历着深刻的变革。数电票的快速扩张，带来了收票和开票政策的新要求，其管理的特殊性也让企业急需专业的电子会计档案管理平台。

在纸电混合的时代，企业各层级人员都在财务档案管理中遭遇了不同的困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的难题，而且档案数据难以进行有效的分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，还需手动进行匹配核对；业务人员更是为报销纸质票据的繁琐流程而烦恼。同时，企业在档案管理上还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜对存储空间的需求极大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的数据无法得到有效利用；高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

面对这些困境，合思档案——一款智能档案管理系统应运而生，为企业提供了全面、高效、合规的财务档案管理解决方案。

专属方案：为不同角色量身定制

• 高管决策智囊团
  对于CEO/高管而言，合思档案这款智能档案管理系统就像是一位得力的决策智囊。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策的数智化提供有力支持。不仅如此，它还能帮助企业降本增效，实现绿色低碳运营，让企业在激烈的市场竞争中轻装上阵。

• 财务效率加速器
  对于归档员和财务人员来说，合思档案智能档案管理系统是提高工作效率的神器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析。有了它，财务人员可以轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

• 审计协作好帮手
  对于外部审计工作，合思档案智能档案管理系统实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放和回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

强大功能：铸就档案管理新高度

• 多源采集巧收纳
  合思档案智能档案管理系统具备强大的多源采集功能。它通过接口互联实现自主采集，提供自动生成式Open API，能够快速集成各类系统。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。此外，它也支持手动采集，可自主补录零散会计资料，还具备单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，让各类会计资料都能轻松收纳。

• 智能制档显神通
  在智能制档方面，合思档案智能档案管理系统通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 精细管理稳把控
  合思档案智能档案管理系统的档案管理功能十分精细。权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，还能动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则，确保档案管理的严谨性和规范性。

• 多维应用畅无阻
  在档案应用方面，合思档案智能档案管理系统的多维检索功能满足了多场景的查询需求。它支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索以及批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。此外，它还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，让档案应用更加便捷高效。

核心亮点：彰显独特竞争优势

• 领先平台展实力
  合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理系统，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子档案涵盖发票、单据、凭证等，纸质档案包括自定义档案和实物备查解决方案。它还具有大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，还有费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等，展现出强大的实力。

• 证据链全保合规
  合思档案智能档案管理系统具备证据链完整性解决方案。通过可视化的规则引擎，它提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障企业财务合规。

• 共享调阅提效率
  共享调阅解决方案是合思档案智能档案管理系统的又一亮点。它能满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照多种查询条件进行一站式、穿透式、跨系统式浏览，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求，大大提高了档案的利用效率。

• 数电票管全流程
  在数电票管理方面，合思档案智能档案管理系统实现了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的9类电子凭证相关操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业应对数电票时代的挑战提供了有力支持。

显著价值：为企业发展添动力

• 降本增效显成效
  合思档案智能档案管理系统能为企业带来显著的降本增效效果。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性。例如，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，让企业在档案管理上实现质的飞跃。

• 业财贯通补短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案智能档案管理系统补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务和业务管理更加协同高效。

• 数据活化促决策
  合思档案智能档案管理系统让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用。它帮助企业从数据到决策，挖掘数据背后的价值，为企业的发展提供有力的决策支持。

• 资源重组增效益
  通过合思档案智能档案管理系统，企业实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了企业效益的最大化。

典型场景：见证系统实用价值

• 日常管理全周期
  在企业日常财务档案管理中，合思档案智能档案管理系统可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，涵盖内部产生的各类会计资料以及外部系统的相关数据，让企业的日常财务档案管理更加规范、高效。

• 数电票管自动化
  在数电票管理场景下，合思档案智能档案管理系统可实现数电票的多渠道获取、验签、解析、入账、归档等全流程自动化操作，满足企业对电子凭证的管理需求，帮助企业轻松应对数电票时代的挑战。

• 审计协作高效率
  企业在进行审计工作时，外部审计人员可通过合思档案智能档案管理系统实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，提高审计工作效率，让审计工作更加便捷、高效。

• 实物档案精定位
  在实物档案管理方面，合思档案智能档案管理系统可实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，如打标、到单、装盒、上架等流程，支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，让实物档案管理更加精准、高效。

成功案例：实力赢得市场认可

• 海量单据管理典范
  某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案智能档案管理系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，使业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 集团企业管理变革
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案智能档案管理系统的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，使企业实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 数据集成精准管控
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统、纸质档案管理问题以及电子发票和回单存档不规范等。合思档案智能档案管理系统的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。最终实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。合思档案智能档案管理系统的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。

市场定位：独具特色引领潮流

合思档案智能档案管理系统是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且稳定迭代以应对变化。

合思档案智能档案管理系统为企业提供了全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，能显著降本增效，实现业财融合，助力企业实现数字化转型和可持续发展。随着企业数字化建设的不断推进，合思档案智能档案管理系统将不断优化和完善，为企业提供更优质的服务，在未来的市场中发挥更大的作用。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案智能档案管理系统，提升自身的财务档案管理水平，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，欢迎企业咨询和使用合思档案智能档案管理系统，点击免费试用，开启智能档案管理新时代。