在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。海亮教育科技服务集团作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，借助合思智能档案管理系统成功实现了财务数字化转型，取得了令人瞩目的成效。档案整理匹配效率提升 90%，存储空间减少 72%，每年纸张打印成本节约 3 万元，财务人力减少 3 人。这些显著的数据变化，无疑吸引着众多企业的关注，也彰显了智能档案管理系统的强大实力。
教育巨擘的档案管理困境
海亮教育科技服务集团在教育领域有着广泛的业务布局。然而，随着企业的不断发展，其在档案管理方面逐渐面临诸多挑战。
企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据之间无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，给企业带来了较大的风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，进一步增加了工作人员的工作量，使得工作效率低下。
合思智能方案精准破局
面对海亮教育科技服务集团的这些困境，合思为其量身定制了智能档案管理系统解决方案。
智能档案管理系统的数据来源丰富多样。一方面，通过 OCR 技术自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行高效处理；另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。
明确会计类档案管理范围，内部涵盖各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。这样全面的管理范围确保了企业档案信息的完整性。
系统实现了自动归档功能。根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。员工可以通过自助 OA 在线平台方便地提交申请并进行审批流程，同时系统集成了财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。此外，对原有的纸质档案进行数字化处理，便于保存和使用。
智能档案系统成效卓著
智能档案管理系统的实施，为海亮教育科技服务集团带来了显著的成效。
档案整理匹配效率大幅提升 90%。以往繁琐的档案整理工作，如今在智能系统的助力下变得高效快捷，极大地提高了工作效率。
存储空间减少 72%。大量的实物档案被数字化后，不再需要占用大量的物理空间，降低了存储成本。
每年纸张打印成本节约 3 万元。电子发票和文档的使用，减少了纸张的浪费，节省了费用支出。
财务人力减少 3 人。自动化的作业流程使得许多事务性工作不再需要人工处理，优化了人员配置。
海亮教育盛赞智能管理
海亮教育科技服务集团对合思智能档案管理系统给予了高度评价。该系统帮助企业解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题，实现了档案数据的有效管理和利用。
自动化作业模式实现了降本增效，财务数据自动化率达到 99.96%。员工不再需要手动处理大量事务性工作，节省了大量的时间和资源，让他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
携手共进展望美好未来
随着企业的不断发展，合思智能档案管理系统有望继续为海亮教育科技服务集团提供更完善的财务数智化服务。双方可以在更多领域展开合作，共同探索财务数字化转型的新路径和新模式。
合思将不断优化智能档案管理系统，结合海亮教育科技服务集团的业务发展需求，提供更加个性化、智能化的解决方案，助力其进一步提升财务管理水平和竞争力。
海亮教育科技服务集团的成功案例充分证明了合思智能档案管理系统在财务数智化方面的强大实力和显著成效。在当前经济环境下，更多企业可以选择合思智能档案管理系统，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。
如果您的企业也渴望提升档案管理效率，实现财务数字化转型，不妨点击免费试用合思智能档案管理系统，拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，了解更多详情，开启财务数智化之旅。
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