在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决。电子凭证全流程无纸化时代的大门已然敞开，一场关于企业财务管理的深刻变革正在悄然上演。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为助力企业顺利完成电子凭证数字化转型，合思重磅推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的智能档案管理系统——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这部案例集犹如一座智慧宝库，为众多企业提供了极具价值的参考和借鉴。接下来，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司的故事，探寻合思档案这一智能档案管理系统如何为企业解决难题，创造价值。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，犹如一颗璀璨的明星，在红枣行业闪耀着独特的光芒。它成立于1992年，凭借着卓越的品质和不懈的努力，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统档案管理方式却成为了制约其进一步提升效率的瓶颈。
在财务归档工作中，财务人员面临着巨大的挑战。每一份档案都需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在繁琐的核对过程中，档案遗失的情况时有发生，这不仅增加了工作的复杂性，还可能引发潜在的风险。
纸质档案的存储和管理也存在诸多弊端。它们受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和人力。员工无法实现实时调阅档案，更难以做到同时借阅多份档案，精准查找更是难上加难。此外，大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，同时也需要投入大量的人力进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
好想你迫切需要一种高效、智能的档案管理解决方案，以解决这些业务痛点，提升企业的财务管理效率和水平。而合思档案这一智能档案管理系统的出现，犹如一场及时雨，为好想你带来了新的希望。
合思档案：破局之钥
合思深入了解好想你所面临的业务痛点后，凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套智能档案管理解决方案——合思档案。这套方案犹如一把精准的钥匙，巧妙地打开了好想你档案管理困局的大门。
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打破壁垒数据同源
合思档案智能档案管理系统打破了传统档案管理中数据分散、孤立的壁垒，实现了数据的同源共享。在这个系统中，财务人员可以通过一键联查的功能，快速、准确地获取与档案相关的所有信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都能在系统中轻松找到，并且相互关联，一目了然。这不仅大大提高了财务人员的工作效率，还减少了因数据不一致而带来的错误和风险。 -
自动组装审计便捷
传统的审计工作往往需要耗费大量的时间和精力，对纸质档案的依赖也使得审计过程变得繁琐和低效。合思档案智能档案管理系统则实现了自动组装档案的功能，系统会根据预设的规则，自动将相关的档案数据进行整理和分类，形成完整的审计档案。在审计过程中，内外审计人员可以以档案数据为标准，以纸质数据为辅，快速、准确地完成审计工作。这不仅提升了审计效率，还保证了审计结果的准确性和可靠性。 -
实物高效管理
合思档案智能档案管理系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。同时，系统还可以对实物档案的借阅、归还等情况进行实时监控和管理，确保实物档案的安全和完整。这一创新的管理方式，大大提高了实物档案的管理效率，减少了因实物档案管理不善而带来的损失。
智能档案管理显成效
在引入合思档案智能档案管理系统后，好想你在档案管理方面取得了显著的成果。一系列令人瞩目的数据，充分证明了这套系统的有效性和价值。
在人工耗时方面，合思档案智能档案管理系统帮助好想你减少了90%的人工耗时。以往需要大量人力和时间才能完成的档案归档、核对等工作，现在通过系统的自动化处理，轻松高效地完成。这使得财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。
总部接收管理耗时也大幅减少了80%。系统实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的档案信息，无需等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅提高了工作效率，还加强了总部对各部门的管理和监督。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。员工可以通过系统在线申请借阅档案，系统会自动审批并提供档案的查阅权限。同时，系统还会对档案的借阅情况进行实时监控和提醒，确保档案按时归还。这一便捷的借阅管理方式，大大提高了员工的工作效率，也减少了档案管理的工作量。
在成本控制方面，合思档案智能档案管理系统为好想你带来了实实在在的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这主要得益于减少了纸质档案的存储和管理成本、人工成本以及因档案遗失等问题带来的潜在损失。
合思档案开启企业新未来
合思档案智能档案管理系统的成功应用，让我们看到了它为企业带来的巨大价值。它以自动化归档告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
《电子会计档案实践案例集》的发布，不仅是合思对行业经验的总结和分享，更是推动我国电子凭证数字化转型的重要举措。我们有理由相信，在合思的引领下，将打造出电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思的智能档案管理系统实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案智能档案管理系统。它将为您的企业带来全新的管理体验，助力您的企业在数字化浪潮中脱颖而出。欢迎致电400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，点击免费试用，开启智能档案管理新时代。
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