在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上迈出了坚实的步伐。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2021年，动力源就与合思展开了财务数字化合作，共同开启了差旅会议管理等方面的数字化转型之旅。
动力源业务困境：差旅会议管理痛点重重
动力源于2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的探索，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。
在差旅会议管理方面，多系统操作体验犹如在迷宫中穿行，员工苦不堪言。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据则需要财务人员手工录入系统。发票验真、查重等工作都靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量的时间和精力。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在差旅会议管理等业务运营方面难以做到及时操偏。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。主营的通讯基站建设业务，让业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅会议相关的报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐至极。不同类型费用支付方式不同，更是增加了管理的难度。
合思解决方案：差旅会议管理的破局之道
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系统集成：数据互通的桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同为差旅会议管理搭建了一座数据互通的桥梁，让信息能够顺畅流动。 -
无需报销模式：差旅会议管理新体验
在产品应用上，合思的无需报销模式让员工真正感受到了数字化的便利。在差旅会议场景中，业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个差旅会议管理流程变得高效而顺畅。 -
强大系统连接能力：打破数据流转壁垒
合思系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在差旅会议管理中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，打破了数据流转的壁垒。
方案实施步骤：差旅会议管理转型之路
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系统集成奠基
首先进行系统集成，完成HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续差旅会议管理等业务流程的数字化奠定了坚实的基础。就像建造高楼大厦，打好地基才能保证后续工程的顺利进行。 -
推广无需报销模式
接着推广无需报销模式，引导员工在因公差旅、会议等消费时使用合思商城进行预订和支付。员工可以享受免垫资、免开票等便利，真正体验到数字化带来的便捷。 -
持续优化系统连接
不断优化系统连接，确保业务数据在各系统间的实时同步和高效流转。在差旅会议管理中，数据的实时性和准确性至关重要，持续优化系统连接能够保证管理的有效性。
转型成果展示：差旅会议管理成效显著
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操作体验革新
多系统集成，数据互通，让差旅会议管理的操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。以往繁琐的报销流程变得简洁高效，员工能够将更多的精力投入到业务工作中。 -
成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在差旅会议管理的财务处理方面，从原来的大量人力投入到现在的高效智能处理，为企业节约了宝贵的资源。 -
员工体验提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。在差旅会议预订等环节，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅会议出行更加轻松。 -
财务管理升级
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，提升了企业的财务管理水平。
动力源评价反馈：差旅会议管理转型认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。在差旅会议管理等方面，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务中的差旅会议管理等需求。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多像动力源这样的企业在差旅会议管理等方面实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨与合思合作，开启高效财务管理之旅。点击免费试用，感受差旅会议管理数字化转型的魅力。
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