在企业的财务管理中，差旅费用监督是一项至关重要却又颇具挑战的工作。北京动力源科技股份有限公司作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。这样一家实力雄厚的企业，在差旅费用监督等财务方面也曾面临诸多难题，而合思财务数字化解决方案的出现，为其带来了显著的成效。
合思为动力源提供了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台等产品组合。通过这些组合，实现了多系统集成和数据互通，全面革新了操作体验。原本员工报销周期漫长，如今缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在差旅费用监督方面，也变得更加高效和精准。
动力源的财务困境：差旅费用监督难题待解
动力源自2011年开始了漫长的系统自研之旅，虽然实现了部分操作流程的线上化，但整体情况并不理想。大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。
多系统操作体验差是一个突出问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费时间，还容易出错。在差旅费用监督上，员工对于费用的提交和管理变得十分繁琐。而且报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，这给差旅费用监督增加了很大的难度。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更深入的差旅费用监督和分析。
系统的割裂和数据的分散也是关键问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，在差旅费用监督方面无法对业务运营及时做出调整。动力源业务覆盖面广，主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，这也增加了差旅费用监督的复杂性。
合思方案：打通差旅费用监督脉络
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，为差旅费用监督提供了统一的数据基础。员工在报销时，相关信息能够准确关联，财务人员在进行差旅费用监督时也能更全面地了解情况。
在产品应用上，合思的无需报销模式颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到提升。消费受到申请单和差标管控，确保了消费即合规，这在很大程度上方便了差旅费用监督。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作减少了人为干预，提高了差旅费用监督的准确性和效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在差旅费用监督方面，待审批信息能自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让管理者能够及时掌握差旅费用的动态。
显著成效：差旅费用监督质的飞跃
合思解决方案给动力源带来了显著的成效。在效率提升方面，员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这使得财务人员有更多的时间和精力投入到差旅费用监督等核心工作中。
从员工层面来看，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的满意度，也使得差旅费用的产生更加透明，便于差旅费用监督。
在财务层面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作，如深入分析差旅费用的构成和趋势，加强差旅费用监督。
管理层面实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。在差旅费用监督方面，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，能够提前规划和控制差旅费用。
动力源认可：差旅费用监督新体验
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思服务的认可，也说明合思在差旅费用监督等方面为动力源带来了实实在在的价值。
未来展望：携手同行，开启差旅费用监督新征程
动力源与合思的合作十分良好，未来双方将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在差旅费用监督方面，相信双方会有更多的创新和突破。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在差旅费用监督方面，合思的解决方案展现出了强大的优势。诚邀更多企业加入，一起让有限更有效，点击免费试用，开启差旅费用监督的新篇章。
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