在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思还精心挑选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。
市场形势：电子凭证数字化转型大势所趋
如今，我国电子凭证改革正如火如荼地进行着。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的最后一公里也即将全面完成。这意味着电子凭证数字化转型将进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，还能降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同发展。
越来越多的企业开始意识到电子会计档案管理的重要性，对相关解决方案的需求也在不断增加。在这样的市场形势下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的费用报销档案管理解决方案。
痛点分析：传统纸质档案管理困境重重
传统的纸质档案管理模式存在着诸多问题，给企业带来了沉重的负担。
好想你健康食品股份有限公司在费用报销档案归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。这不仅增加了人力成本，还影响了工作效率。
COMMUNE幻师面临着成本高的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。
云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题。多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量资源，电子源文件无法有效保存，还存在丢失、损毁的风险。海量资料的人工查找更是耗时耗力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在费用报销档案整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作效率低下。
解决方案整体策略概述：全流程无纸化引领变革
合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。
通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理。它对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据，实现凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整。
此外，合思档案还提供了多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，大大提高了档案的利用效率，为企业的费用报销档案管理提供了全方位的解决方案。
核心模块：四大模块打造高效费用报销档案管理
- 智能采集：合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集。它支持大文件自动切割和数电票自动化解析，能够快速、准确地采集费用报销档案数据。
- 档案制档：实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案数据的准确性和完整性。通过先进的技术手段，合思档案能够自动关联和组装相关的费用报销档案，保证档案的质量。
- 档案管理：具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等功能，档号符合国标要求，保障档案数据的安全性和合规性。在费用报销档案管理过程中，严格的权限管控和合规性保障是至关重要的，合思档案能够满足企业的这些需求。
- 档案利用：提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，支持实物混序归档和可视化盘点档案数据，方便用户快速查找和使用档案。企业员工可以通过合思档案快速找到所需的费用报销档案，提高工作效率。
竞争优势：合规高效节约成本脱颖而出
与其他产品相比，合思档案具有显著的独特优势。
在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。
在高效性方面，自动制档功能释放了财务人员的精力。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，归档效率得到了显著提升。
在成本节约方面，合思档案能够帮助企业实现成本的大幅降低。好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年，COMMUNE幻师年节约成本5000万元，云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本30万/年。
此外，合思档案还提供全生命周期管理服务，从档案采集、制档、管理到利用，各个环节都有完善的功能和服务，保障企业费用报销档案管理的顺利进行。
成功案例：多行业验证合思档案卓越成效
- 好想你健康食品股份有限公司：通过合思档案，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。费用报销档案管理更加高效、便捷。
- COMMUNE幻师：上线电子会计档案管理系统后，COMMUNE幻师实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。费用报销档案管理实现了质的飞跃。
- 云南菜品牌连锁经营：使用合思档案后，云南菜品牌连锁经营的记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，业财融合提升了80%，财务提效90%，年节省超30万元。费用报销档案管理更加绿色、高效。
- 金牌橱柜家居科技股份有限公司：档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案为金牌橱柜家居科技股份有限公司的费用报销档案管理提供了有力保障。
服务体系：全方位服务助力企业发展
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断提升产品的技术水平和性能。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，满足了不同地区客户的需求。
合思为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，为企业的费用报销档案管理提供了一站式解决方案。
结尾：合思档案开启费用报销档案管理新篇章
合思档案凭借其在合规性、高效性、成本节约等方面的显著优势，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展空间。合思档案将继续发挥领先优势，为企业提供更优质的服务。越来越多的企业将选择合思档案，推动电子会计档案管理的普及和应用，实现财务数智化转型。
合思将不断创新和完善产品，满足客户日益增长的需求，助力企业在数字化时代取得更大的成功。如果您也想体验合思档案带来的高效费用报销档案管理解决方案，点击免费试用，开启财务数智化转型之旅。
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