智能档案管理系统：引领企业档案管理数字化转型

在当今纸电混合的时代，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。据统计，高达90%的企业在档案管理方面遭遇了重重问题。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下，且数据难以分析利用；财务人员面对海量的档案数据，整理工作繁琐不堪，工作热情也随之降低；业务人员则深陷报销流程的繁琐之中，耗费大量时间。

与此同时，2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理迎来了新的挑战。加强信息化建设已成为企业的当务之急。由于数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

企业在推行数字化的进程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困扰。保证档案的原生性，是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。传统的数据管理方式，显然已经无法满足数电票时代企业海量电子数据的存储与应用需求。因此，企业急需一套高效的智能档案管理系统来解决这些难题。

合思档案：智能档案管理系统的佼佼者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先智能档案管理系统。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。

合思档案致力于为企业提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理服务。其涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等多个功能模块，为企业的档案管理提供了全方位的支持。

在企业费控报销信息化细分领域，合思档案的市场占有率名列前茅，服务的企业客户超过6000家。它还荣获了福布斯中国科技50强等诸多荣誉，并通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，实力备受认可。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了更加高效、便捷的档案管理体验。

核心功能与技术优势：智能档案管理系统的创新亮点

• 多源采集 灵活高效
  合思档案的智能档案管理系统具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。这种灵活高效的采集方式，让企业能够轻松应对各种复杂的档案数据采集需求。

• 智能制档 精准高效
  合思档案的智能制档功能，为企业的档案管理带来了极大的便利。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，能减少90%人工匹配工作量。

它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。

• 双模检测 保障合规
  合思档案的智能档案管理系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这种双模式检测方案，为企业的档案管理合规性提供了有力保障。

• 大数据解决方案 释放价值
  合思档案的大数据解决方案深入到档案管理的提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

优势对比：智能档案管理系统脱颖而出

• 成本控制 节约开支
  与传统档案管理方式相比，合思档案的智能档案管理系统能为企业节约大量成本。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少档案室、档案柜等存储空间需求，降低纸质凭证输出耗材成本。

而传统档案管理存在高显性成本，纸质凭证输出耗材成本高，且需要大量存储空间。合思档案的智能档案管理系统在成本控制方面具有明显优势。

• 效率提升 告别繁琐
  合思档案的智能档案管理系统可使检索效率提升90%。通过规则引擎自动匹配和组装档案，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，让财务人员告别重复低价值工作。

而传统档案管理手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案的智能档案管理系统大大提高了档案管理效率。

• 合规保障 降低风险
  合思档案的智能档案管理系统符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。其“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规。

而传统档案管理存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。合思档案的智能档案管理系统为企业的档案管理合规性提供了可靠保障。

• 管理灵活 满足需求
  合思档案的智能档案管理系统提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

而传统档案管理模式相对固定，难以满足企业多样化的管理需求。合思档案的智能档案管理系统在管理灵活性方面表现出色。

应用案例：智能档案管理系统的卓越成效

• 海量单据企业的高效转型
  有一家年单据量达2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的智能档案管理系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。

管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 集团型企业的标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理信息难整合等问题。

合思档案的智能档案管理系统采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统互联企业的数据整合
  某多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。

合思档案的智能档案管理系统提供了数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团的高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多低效问题。合思档案的智能档案管理系统采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案。

管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

未来展望：智能档案管理系统引领数字化浪潮

合思档案的智能档案管理系统通过先进的技术和完善的功能，为企业提供了高效、合规、灵活的电子会计档案管理解决方案。它帮助企业解决了传统档案管理中的诸多痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化转型。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。

合思档案凭借其广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，成为企业电子档案管理的理想选择。未来，它将助力更多企业实现全面数字化。

如果您的企业也想体验智能档案管理系统带来的卓越价值，点击免费试用，开启企业档案管理的数字化新篇章。