合思档案：报销管理新方案，引领企业数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理已成为企业财务管理的重要组成部分。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面的痛点日益凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于打印、存储等方面，而且占用大量空间。同时，档案数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间的问题，手动匹配核对工作枯燥繁复，效率低下。而业务人员在报销过程中，需要处理大量的纸质票据，流程繁琐，耗费时间。

此外，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业解决档案管理难题提供了有力的支持。

合思档案：全角色覆盖的解决方案

合思档案为企业不同角色提供了全面的解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营。在企业的日常运营中，高管需要依据准确的数据进行决策。合思档案能够将企业的财务档案数据进行有效的整合和分析，为高管提供有价值的决策依据。在报销管理方面，高管可以通过合思档案系统快速了解企业的报销情况，包括报销金额、报销项目等，从而更好地控制企业成本。

归档员/财务人员使用合思档案，可以提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在传统的报销管理中，财务人员需要花费大量的时间进行纸质票据的整理和核对。而合思档案可以实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配，大大减少了财务人员的工作量。财务人员可以通过系统快速查询和调阅报销相关的档案数据，提高工作效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在审计过程中，审计人员可以通过合思档案系统在线查阅企业的报销档案，提高审计效率。同时，系统的可溯源性也保证了审计的准确性和可靠性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是在日常的报销管理，还是在企业的财务核算等方面，合思档案都能够发挥重要作用。

合思档案：专业创新的核心功能

合思档案在档案管理方面具有一系列专业创新的核心功能，彰显了其在该领域的专业性和创新性。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。在报销管理中，不同的业务系统可能会产生不同类型的报销数据。合思档案的多源采集功能可以将这些数据进行有效的整合，确保报销数据的完整性和准确性。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持手动采集。有单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等便捷方式。这使得企业在处理一些特殊的报销数据时更加灵活方便。

智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在报销管理中，发票、回单、凭证等之间的关联匹配是一项繁琐的工作。合思档案的智能制档功能可以自动完成这些关联匹配工作，大大提高了工作效率。该功能还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。财务人员可以通过系统快速查询和分析报销相关的档案数据，了解企业的报销情况。

档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。在报销管理中，不同的人员可能具有不同的权限。合思档案的权限管理功能可以确保报销数据的安全性和保密性。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。这使得企业在档案管理方面更加规范和高效。

档案应用实现多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索和批量检索。在报销管理中，财务人员可以根据不同的条件快速查询和调阅报销档案。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。这使得报销数据的查询和分析更加方便快捷。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控。在报销档案的管理过程中，这些功能可以确保档案的安全性和完整性。

合思档案：实战验证的卓越成效

合思档案在实际应用中已经帮助众多企业解决了档案管理难题，实现了显著的管理成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。在报销管理方面，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低。数据指标显示凭证总量14W+、单据总量50W+，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在报销管理中，该企业通过合思档案系统实现了报销流程的优化，提高了报销效率。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理100%。在报销管理方面，该企业通过合思档案系统实现了报销数据的统一管理，提高了报销数据的安全性和可靠性。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。在报销管理中，该集团通过合思档案系统实现了报销流程的数字化，提高了报销效率和员工满意度。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已获得众多客户的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。众多客户给出了积极的评价，如海亮教育在使用合思档案后，所服务单位数量增长，作业人员仅少量增加，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团实现无纸化，管理效率大大提升；中交水规院减少了打印存储成本，审计人员对系统便利性和安全性给予肯定；金牌橱柜查阅业务全貌便捷高效。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您的企业也面临着档案管理难题，尤其是在报销管理方面存在效率低下等问题，不妨选择合思档案，它将帮助您的企业实现数字化转型和降本增效。点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！