数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理升级

在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理的信息化建设亟待加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色在差旅发票报销等档案管理工作中面临诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高而烦恼，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，差旅发票报销等档案整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，差旅发票报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。同时，纸质档案管理还存在高显性成本和高隐形成本的问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，严重浪费企业资源；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后。

面对这些挑战和痛点，合思档案解决方案应运而生。

多元方案 满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。例如，在差旅发票报销过程中，相关电子档案无需打印，即可快速调阅，方便快捷。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。在差旅发票报销时，能确保发票与相关业务单据、凭证等形成完整的证据链。

强大功能 打造高效体验

合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等强大功能。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。在差旅发票报销中，无论是通过系统自动采集发票数据，还是手动补录特殊发票信息，都能轻松实现。

智能制档通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在处理差旅发票报销档案时，能快速将发票与其他相关凭证关联起来，方便查询和分析。

档案管理具备权限管理和精准管控功能。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。在差旅发票报销档案管理中，可根据不同人员的职责设置不同的权限，确保档案信息的安全。

档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，还能实现一站式预览和穿透联查。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在差旅发票报销查询时，能快速定位所需发票信息，并查看相关业务单据和凭证。

核心亮点 凸显价值优势

合思档案具有显著的核心亮点，为企业带来诸多价值。

显著的降本增效是其一大亮点。它能帮助企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性。在差旅发票报销管理中，减少了纸质发票的打印和整理工作，大大降低了成本。

电子会计档案管理闭环使其成为全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，实现资源重组，提升管理能效，实现企业效益最大化。

场景应用 贴合不同需求

合思档案在不同使用场景下都能发挥重要作用。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。在差旅发票报销等档案管理中，能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成差旅发票报销等档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计使用合思档案可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在差旅发票报销审计中，能快速获取相关档案信息，提高审计效率。

成功案例 见证卓越成效

合思档案已经帮助众多企业解决了档案管理问题，实现了业财一体和数字化转型。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示关联匹配等操作高效快速，在差旅发票报销管理上也取得了显著成效。

世界上最大的重型装备制造商之一面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，如实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等，整理匹配效率提升，存储空间和纸张打印成本减少，差旅发票报销档案管理也更加高效。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等均大幅降低，差旅发票报销档案管理得到了有效改善。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，差旅发票报销档案管理也更加便捷。

市场定位 彰显独特优势

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自2014年11月创立以来，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它能实现100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，具备电子会计档案合规性管理能力，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，能及时应对变化。在差旅发票报销管理中，能高效连接各业务系统，自动归档相关发票信息。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，助力企业实现业财融合。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思。

如果您想了解更多关于合思档案的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站，或通过微信公众号和小程序关注合思。点击免费试用，选择合思档案开启财务数字化转型之旅。