在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它犹如一把金钥匙，能够有效优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，这一转变还能大幅降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。今天，就让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，探寻其在财务凭证归档方面的成功转型之路。
高端厨柜巨头的财务挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在二十多年的发展历程中，已成长为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的称号。其业务版图遍布全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地。企业规模庞大，员工人数达6000+，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量也有494949张。如此庞大的业务体量，对财务凭证归档工作提出了严峻的挑战。
传统财务档案管理的困境
在合思档案介入之前，金牌橱柜在财务档案管理方面面临着诸多难题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，难以形成一个有机的整体。档案数据的利用效率极低，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个步骤都耗费大量的时间和精力，财务凭证归档工作变得异常繁琐。
保管环节，财务档案需先在财务部门临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程不仅增加了档案管理的复杂性，还容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节，公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，档案室的空间变得越来越紧张，存储成本也不断攀升。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下且容易出错。这种传统的管理方式已经无法满足公司快速发展的需求，财务凭证归档工作亟需一场变革。
合思档案的解决方案
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的困境，合思档案凭借其强大的功能和优势，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让财务数据变得更加有序和易于管理。通过这种方式，金牌橱柜能够更加高效地进行财务凭证归档，提高了工作效率。
– 业务证据链完整：业财深度融合
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着财务人员可以从业务的角度去理解财务数据，也可以从财务数据中反推业务情况。这种深度融合的方式，让财务凭证归档不再是简单的数据堆砌，而是成为了企业业务运营的重要支撑。
– 数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员只需轻轻点击鼠标，就可以快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这大大节省了工作人员的时间和精力，提高了财务凭证归档工作的效率。
– 银行回单无纸化：降本增效新突破
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和安全性。通过银行回单无纸化，金牌橱柜在财务凭证归档方面实现了降本增效的新突破。
显著的应用成果
金牌橱柜应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以用更少的时间完成更多的工作，大大提高了工作效率。
成本节约方面，预估节省总体成本30万+/年。这一成果不仅为企业带来了实实在在的经济效益，还体现了合思档案在成本控制方面的强大能力。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循相关法律法规和财务制度，确保了财务凭证归档的合规性，为企业的稳健发展提供了有力保障。
此外，通过多系统数据互联，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。财务凭证归档工作变得更加轻松、高效，为企业的发展注入了新的动力。
合思档案助力未来发展
合思档案助力金牌橱柜成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规管理。在电子凭证数字化转型加速的大背景下，电子会计档案管理将成为企业财务数智化的重要组成部分。合思作为领先的财务数智化服务提供商，将继续秉承创新精神，为企业提供优质的产品和服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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