合思档案：解锁数电票时代差旅发票管理方案新密码

在企业运营的长河中，档案管理一直是至关重要却又容易被忽视的环节。随着 2025 年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。在纸电混合的当下，90%的企业都深陷传统档案管理的泥沼。

企业高管为纸质档案管理成本居高不下而愁眉不展，且这些档案难以分析利用，如同沉睡的宝藏无法挖掘。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案耗费大量时间，效率低下。业务人员更是在报销纸质票据的繁琐流程中疲于奔命。

传统档案管理存在着诸多弊端。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本如同流水一般，档案室和档案柜等存储空间的需求也不断侵蚀着企业的资源。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作，就像一场永无止境的马拉松，查询调阅条件的粗糙使得数据难以有效利用。同时，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一场不可抗力的灾害就可能让纸质档案毁于一旦。

数电票时代的到来，对企业档案管理提出了更高的要求。数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。尽管企业在数字化推行过程中，通过 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然影响着企业全面数字化的进程。

而合思档案，就是企业摆脱这些困境的“救星”，为企业提供了差旅发票管理方案的完美答案。

合思档案的魅力画卷

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一颗璀璨的明珠，是领先的单套制电子会计档案管理平台。合思自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，已累计融资超 15 亿元人民币。

合思档案基于广泛连接的生态，为客户织就了一张全方位财务数智化服务的大网，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域，助力企业实现业财融合。

它就像一位贴心的管家，致力于解决企业内外交困的档案管理问题。实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，涵盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等全流程。在成本节约方面，合思档案更是表现卓越，能为企业节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，确保 100%的管理合规性。

合思档案的强大功能魔方

合思档案宛如一个功能强大的魔方，为企业提供了多种解决方案和功能模块，是企业差旅发票管理方案的得力助手。
– 领先方案组合拳
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。大数据解决方案如同一位超级侦探，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。档案扩展解决方案则像一位灵活的魔术师，可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA 系统等多个系统紧密相连，业务系统的共享调阅解决方案能实现档案查阅穿透业务链上下游，证据链完整性解决方案可智能检测财务档案证据链完整性。
– 数电票全流程闭环
数电票解决方案为企业打造了数电票接收 – 入账 – 归档一体化的完美闭环。支持以数电票为代表的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，让数电票管理轻松无忧。
– 实物备查智能管理
实物备查解决方案如同一位精准的导航员，可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。
– 功能模块一应俱全
功能模块方面，涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部系统的核算系统（如费控系统、资金系统等），业务层的银行回单、发票等。具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集（如外部生态的规则引擎、内部的 EAI 插件等）、预归档服务、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）以及统计分析和应用层的辅助审计等功能。

合思档案与传统管理的实力对决

与传统档案管理方式相比，合思档案在合规性、效率、成本、数据利用等方面展现出了压倒性的优势，是企业差旅发票管理方案的最优之选。
– 合规性
紧跟政策步伐：合思档案紧跟国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，能满足国家档案局发布的相关标准和规定，如《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，实现归档即合规。而传统档案管理在电子会计凭证文件管理上缺乏有效手段，如同在合规的道路上迷失了方向，存在着巨大的合规风险。
– 效率
自动化引领变革：合思档案通过自动化技术，如规则引擎自动组装档案、多渠道数据采集和处理，可最大程度减少人工介入，实现 100%自动归档，就像一辆高速行驶的列车，大大提高了档案管理效率。相比之下，传统档案管理需要大量的手工操作，如手工装册归档、手动逐一匹配核对等，重复性工作量大，效率低下，如同在泥泞的道路上艰难前行。
– 成本
显著降低开支：合思档案能显著降低企业成本，节约纸张成本和整理成本，减少存储空间需求，就像一位精打细算的财务管家。而传统档案管理存在高显性成本（纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大）和高隐形成本（手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用），如同一个无底洞，不断吞噬着企业的资金。
– 数据利用
让数据“活起来”：合思档案可以让数据“活起来”，实现数据价值，通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，便于企业真正利用档案数据进行决策，如同开启了一扇通往智慧决策的大门。传统档案管理则存在查询调阅条件颗粒度粗糙的问题，数据难以有效利用，如同被尘封的宝藏，无法发挥其应有的价值。

合思档案的成功实践之旅

合思档案在不同企业中的成功应用案例，生动地展示了其强大的实力和卓越的效果，为企业的差旅发票管理方案提供了有力的实践支撑。
– 某企业
降本增效新典范：某企业年单据量 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。数据指标显示，凭证总量达 14W + ，单据总量达 50W + ，以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。
– 某集团型企业
管理变革新突破：某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，如实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
– 某企业
合规管理新保障：某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案发挥作用，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理达 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
– 某教育集团
效率提升新飞跃：某中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，合思档案无疑是企业数字化建设中的一颗耀眼明星。它能够帮助企业解决传统档案管理中的诸多难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据发挥更大价值，助力企业实现全面数字化。

电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，秉持以客户为中心的服务理念，不断迭代升级产品，满足企业不同阶段的需求，携手企业共同碰撞出协作的价值，为企业的可持续发展提供有力支持。

随着数电票时代的全面到来和企业数字化进程的加速，合思档案有望在更多企业中得到应用和推广，进一步推动电子会计档案管理行业的发展。如果您也想体验合思档案带来的卓越差旅发票管理方案，点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！