在企业的发展历程中，财务管理如同精密的齿轮，推动着企业的稳健前行。好想你健康食品股份有限公司，这家成立于1992年、于2011年在深交所中小板上市的红枣行业领军企业，品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务管理方面，尤其是财务档案管理上，遭遇了重重困境。
而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润。其推出的合思档案，能够全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为好想你这样的企业提供了有效的解决方案。接下来，让我们一同深入了解好想你在财务档案管理上的难题，以及合思的数字档案管理策略是如何助力其破局的。
业务迷雾：好想你档案管理痛点剖析
在当今数字化浪潮下，传统的纸质档案管理模式在企业运营中逐渐暴露出诸多弊端，好想你健康食品股份有限公司也不例外。
– 核对耗时：档案确认的持久战
在财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细比对，每一份凭证都要认真核查，在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦出现档案遗失，又要花费更多的时间去寻找和补全，大大降低了工作效率。
– 调阅艰难：时空束缚的枷锁
纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间。当需要查阅某一份档案时，可能需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作的及时性，也限制了企业信息的流通和共享。
– 成本高昂：空间人力的双重压力
大量纸质档案的管理，对空间和人力都有巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。而且，随着企业业务的不断发展，档案数量会越来越多，管理成本也会随之不断攀升。
– 安全堪忧：数据保存的潜在风险
纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在长期的保存过程中，纸质档案可能会受到损坏、丢失、被盗等风险，一旦发生这些情况，企业的重要财务数据将面临严重的损失，这显然不满足企业的管理要求。
智慧破局：合思数字档案管理策略出击
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套数字档案管理策略。
– 数据同源：打破壁垒的便捷之道
合思的解决方案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过将财务相关数据进行整合，为财务人员实现了便捷利用。财务人员只需一键联查，就可以轻松获取所需的信息，大大提升了工作效率。不再需要在不同的系统和文件中来回切换，节省了大量的时间和精力。
– 自动组装：审计提速的高效法宝
在审计方面，合思采用自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以直接依据档案数据进行审计，无需再花费大量时间去核对纸质数据，提升了审计效率。同时，这种方式也减少了人为错误的发生，提高了审计的准确性和可靠性。
– 实物匹配：虚拟库房的精准定位
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一份档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，就可以通过二维码快速定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，也提高了档案的安全性和完整性。
稳步推进：数字档案管理策略落地之旅
合思为好想你部署了合思档案系统，将其财务相关数据接入系统，然后依据方案进行数据同源整合、自动组装设置以及虚拟档案库房和二维码管理的搭建等工作。在实施过程中，合思的专业团队与好想你密切合作，确保每一个环节都能顺利进行。
首先，对好想你现有的财务数据进行全面梳理和分析，确定数据同源整合的方案。然后，根据审计需求和管理要求，设置自动组装的规则和流程。接着，搭建虚拟档案库房，为每一份档案分配唯一的二维码，并将电子档案与实物档案进行关联。在整个过程中，合思不断进行测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性。
成效显著：数字档案管理策略结硕果
经过一段时间的实施，合思的数字档案管理策略为好想你带来了显著的成果与效益。
– 效率提升：人工耗时大幅减少
通过合思的解决方案，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提高。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
– 流程优化：总部管理耗时降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%。合思的系统实现了档案的自动化处理和实时共享，总部可以及时获取各部门的档案信息，优化了管理流程，提高了决策的及时性和准确性。
– 借阅高效：借阅管理耗时缩减
在档案借阅方面，借阅管理减少了67%的管理耗时。查阅者可以通过电子档案快速找到所需信息，无需再等待纸质档案的查找和借阅，使档案借阅更加高效。
– 降本增效：综合成本显著降低
预计好想你每年可以减少综合成本20万元。通过减少人工、空间和管理等方面的成本，企业实现了降本目标，提高了经济效益。
高度认可：好想你盛赞合思解决方案
好想你相关负责人表示，合思的数字档案管理策略切实解决了公司在财务档案管理方面的痛点，显著提升了工作效率，降低了成本，为公司的财务管理带来了质的飞跃。合思的专业服务和先进技术，让好想你在数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。
行动号召：开启企业数字档案管理新征程
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在全国多地设有研发中心和直营服务网络，通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市。已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的服务。合思将为您提供专业的数字档案管理策略，帮助您提升财务管理效率，降低运营成本。联系电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。未来财务用合思，让有限更有效。点击免费试用，开启您的企业数字档案管理新征程。
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