在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这一系列举措犹如强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这个关键的历史节点，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台的问世，犹如一场及时雨，为企业在电子凭证数字化转型的征程中提供了强有力的支持。
传统档案痛点剖析：数字转型迫在眉睫
在传统财务档案管理模式下，企业犹如陷入了一个复杂的迷宫，面临着诸多棘手的痛点，这也凸显了数字档案管理策略的紧迫性。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。然而，即便投入了如此多的精力，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的双重束缚，查找一份档案往往需要耗费大量的时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是成为了遥不可及的奢望。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了极高的要求，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代化管理的要求。
COMMUNE幻师同样深受传统档案管理之苦。档案耗材、打印、存储成本高得惊人，门店报销周期长达2个月，而对于电子会计凭证文件，更是缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营也面临着类似的困境，纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这不仅增加了成本，还占用了大量的存储空间。同时，档案存储耗费的档案盒、档案柜等资源也不容忽视，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下。
合思档案破局之策：整体方案全面出击
面对企业在传统财务档案管理中面临的重重困境，合思档案基于其独特的数字档案管理策略，提出了一套全面的解决方案。
合思档案依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。通过实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，合思档案帮助企业实现了真正的数字化转型，成功突破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。这不仅有效降低了单位的运行成本及资源消耗，还实现了数字化和绿色化的协同转型。
核心模块深度揭秘：功能强大一应俱全
合思档案的数字档案管理策略体现在其丰富而强大的核心模块及其功能上。
在功能蓝图方面，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，具备电子会计档案全生命周期管理功能。它涵盖了智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等进行数据采集；预归档服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理，如档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层方面，合思档案覆盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。这些功能相互配合，为企业提供了高效、便捷、安全的数字档案管理体验。
竞争优势显著凸显：实力卓越脱颖而出
合思档案在数字档案管理策略上具有显著的竞争优势。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，强大的资金支持为其技术研发和服务优化提供了坚实的保障。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更广泛、更及时的服务。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案有着丰富的成长历程，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
成功案例见证成效：实际应用效果显著
众多企业通过采用合思档案的数字档案管理策略，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营与合思合作后，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，具备多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然；业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
服务体系贴心保障：专业支持全程相伴
合思围绕合思档案构建了完善的服务体系，为企业的数字档案管理提供了全方位的保障。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供本地化、专业化的服务。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，持续进行技术创新和产品优化，为客户提供更优质的产品和服务。
合思档案价值展望：引领未来数智转型
合思档案在企业财务数智化转型中发挥着至关重要的作用。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值，为企业的财务数智化转型提供了有力的支持。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将不断创新和完善其数字档案管理策略，为更多企业提供更优质的电子会计档案解决方案，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面的形成。如果您也想体验合思档案带来的高效数字档案管理服务，点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
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