智能档案管理系统：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑为企业财务档案管理带来了新的变革。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“智能档案管理系统”来适应这一“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理中面临着各自的难题。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程极为繁琐，浪费了大量时间。

纸质档案管理还存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。同时，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存的难题，数据存储仍依赖线下载体，无法实现企业的全面数字化。

合思方案：解锁档案管理多元场景

面对上述企业财务档案管理的痛点，合思推出的智能档案管理系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思智能档案管理系统能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，还能提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务来说，系统可提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思智能档案管理系统实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能概览：构筑档案管理坚实后盾

合思智能档案管理系统功能强大，拥有多个功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包含自动归档、业务检测等；基础管理有档号管理、账套管理等；档案服务涵盖身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层则有辅助审计、证据方案库等。

系统支持多源采集，接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，可自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

在智能制档方面，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还具备字段映射功能，查阅更加便捷。

核心亮点：彰显智能档案独特优势

合思智能档案管理系统具有众多核心亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。系统融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

系统提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。

实物备查可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、根据实际档案管理场景搭配，集团共享、批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，极简管理、低碳环保，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

价值体现：赋能企业全面发展

合思智能档案管理系统为企业带来了显著的价值。显著的降本增效是其一大亮点，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

资源重组，实现企业效益最大化。企业需要的电子档案管理系统具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

典型场景：洞察实际应用价值

在不同的工作场景中，合思智能档案管理系统都能发挥重要作用。财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式使用系统，满足其对档案数据精细化管控的需求。业务人员可进行授权检索、授权借阅，方便其在工作中获取所需档案信息。审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现审计工作的高效开展。管理人员可通过统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析和管理。

成功案例：见证系统卓越成效

众多企业通过采用合思智能档案管理系统，取得了显著的成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。采用合思档案单套制管理方案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：凸显系统独特地位

合思智能档案管理系统是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

它拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。提供的档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，可扩展档案类型，自动化接口集成，精细严控数据利用，重点关注档案目录配置化，无需代码开发，档案管理范围自定义扩展。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思智能档案管理系统坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。让企业能够享受数字化转型带来的降本增效，如节约成本、提升效率、保障合规、实现业财融合等。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思智能档案管理系统将持续迭代和创新，不断提升产品性能和服务质量，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求。助力更多企业实现全面数字化，推动整个行业的财务档案管理向更加高效、合规、绿色的方向发展。

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