在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理面临着新的挑战与机遇。如何高效、合规地管理海量会计档案，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨电子会计档案管理软件在企业中的应用与价值。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”殊荣。在全球，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。庞大的业务规模带来了海量的会计档案，年记账凭证量为2198061张，年业务单据量达494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。然而，传统的档案管理方式却让企业在人力、物力上耗费巨大，装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。面对这些痛点，金牌橱柜急需一款高效的电子会计档案管理软件来破局。
传统档案管理困局待解
传统档案管理模式下，金牌橱柜在档案管理的各个环节都面临着诸多难题。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，不仅工作效率低下，还容易出现错误。
保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这种繁琐的交接流程增加了档案管理的复杂性和风险。
存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案。大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，还存在受潮、损坏、丢失等风险。
管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，耗时耗力，严重影响了工作效率。
合思电子会计档案管理软件的定制方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，针对金牌橱柜的痛点，提供了一套量身定制的电子会计档案管理软件解决方案。
– 打破数据孤岛统一存储
合思电子会计档案管理软件打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。就像将散落的珍珠串成一条美丽的项链，让档案数据变得有序、可查。
– 构建完整业务证据链
该软件搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务角度快速定位相关的会计档案，反之亦然，大大提高了档案管理的准确性和效率。
– 实现数据共享便捷查阅
合思电子会计档案管理软件以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案，查阅便捷高效。
– 推进银行回单无纸化
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和安全性，助力企业降本增效。
方案实施的步步为营
合思电子会计档案管理软件的实施是一个系统而严谨的过程。
首先，金牌橱柜与合思进行了深入的沟通，确定了档案管理系统的需求和目标。双方团队紧密合作，对金牌橱柜的业务流程和档案管理现状进行了全面的梳理和分析。
接着，合思根据金牌橱柜的情况，进行系统的定制开发和配置。针对金牌橱柜的特殊需求，合思的技术团队对软件进行了个性化的调整和优化，确保软件能够完美适配金牌橱柜的业务。
然后，对金牌橱柜的相关人员进行系统使用培训。合思为金牌橱柜的员工提供了专业的培训课程，让他们熟悉软件的操作流程和功能特点，为软件的顺利上线和使用奠定了基础。
最后，逐步将档案数据迁移至合思电子会计档案管理系统，进行试运行和优化。在试运行过程中，合思的技术支持团队密切关注系统的运行情况，及时解决出现的问题，并根据用户的反馈对系统进行优化和改进。
方案实施后的显著成效
经过一段时间的实施和应用，合思电子会计档案管理软件为金牌橱柜带来了显著的成效。
档案匹配耗时减少84%，大大提高了档案整理的效率。工作人员再也不用花费大量的时间在手工匹配和装订上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
档案查询耗时减少80%，方便了相关人员对档案的查阅。无论是财务人员还是管理层，都能够快速准确地获取所需的档案信息，为决策提供有力支持。
预估节省总体成本30万+/年，降低了企业的运营成本。纸张、打印、存储等费用的减少，让企业在档案管理方面的支出大幅降低。
档案合规性达到100%，满足了企业对档案管理的合规要求。合思电子会计档案管理软件严格遵循国家相关法律法规和企业内部规定，确保档案的真实性、完整性和安全性。
金牌橱柜的高度认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思的电子会计档案管理软件有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率。财务人员反馈，系统操作便捷，减少了大量的手工劳动，降低了工作强度。管理层认为，合思电子会计档案管理软件的实施，提升了公司的数字化管理水平，为公司的发展提供了有力支持。员工普遍认可系统的使用，认为报销和查阅档案更加方便快捷。
在当前经济环境下，企业对成本控制和效率提升的需求愈发迫切。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出的合思电子会计档案管理软件，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，让有限更有效。
如果你也想解决企业档案管理的痛点，实现财务数智化转型，不妨选择合思电子会计档案管理软件，开启高效、合规的档案管理之旅。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，扫描二维码，了解合思电子会计档案管理软件，了解更多案例。点击免费试用，亲身体验合思电子会计档案管理软件的强大功能！
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