合思解决方案：破解企业会计凭证存档难题

在当今竞争激烈的商业环境中，众多企业在业务运营和财务管理方面面临着诸多挑战。一些企业，如国民经典零食品牌、主营业务建设覆盖面极广的企业、知名头部数字阅读品牌以及世界500强旗下教育服务品牌等，都在各自的领域中遭遇了业务与财务相关的困境。而合思，凭借其专业的解决方案，为这些企业带来了新的转机。

企业现状：困境交织待破局

• 国民经典零食品牌：管理混沌成本高
  该国民经典零食品牌畅销30余年，年单据量达2.6亿。其覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计凭证存档来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

• 某企业：报销繁琐效率低
  某企业主营业务建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

• 数字阅读品牌：数据分散管控难
  某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，会计凭证存档问题尤为突出。

• 教育服务品牌：档案管理弊病多
  某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，会计凭证存档工作困难重重。

合思方案：量身定制解难题

• 国民经典零食品牌：消费入账归档一站式
  针对国民经典零食品牌，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账方面有对账结算中心，线上统一开票可自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。在会计凭证存档方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。

• 某企业：报销体验全面升级
  对于该企业，合思打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。让员工从繁琐的报销流程中解脱出来，也让财务人员告别低价值的重复劳动，会计凭证存档等工作也能更加高效地进行。

• 数字阅读品牌：业财平台建设新助力
  数字阅读品牌采用合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。保证财务准确性，通过审计符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。有效解决了数据分散、费用管控难以及会计凭证存档繁琐等问题。

• 教育服务品牌：全生命周期电子化管理
  教育服务品牌使用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过多种接口传输，实现自动归档，包括智能组单、四性检测等。会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种类型档案，强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，为会计凭证存档提供了高效、安全的解决方案。

实施步骤：有序推进见成效

• 国民经典零食品牌：系统自动流程畅
  国民经典零食品牌员工在合思商城进行差旅消费，系统自动处理相关流程，如线上开票、自动对账记账等。财务人员按照系统流程进行核算和会计凭证存档管理，一切都有条不紊地进行。

• 某企业：系统操作简流程
  该企业员工因公消费通过合思系统完成申请、消费等环节，系统自动进行审批、记账等操作。财务人员无需进行繁琐的基础工作，会计凭证存档等工作也变得轻松简单。

• 数字阅读品牌：数据整合提效率
  数字阅读品牌通过合思系统将各项业务数据整合，实现费用管控。财务人员按照系统设定的流程进行结账等操作，提升了财务处理的及时性和准确性，会计凭证存档也更加规范有序。

• 教育服务品牌：数据接入自动化
  教育服务品牌将各种档案数据接入合思系统，系统自动进行数据处理和归档。通过规则引擎实现档案的高效管理和调阅，会计凭证存档工作实现了自动化和智能化。

成果效益：显著提升展实力

• 国民经典零食品牌：成本节约效率升
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计凭证存档，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 某企业：降本增效决策优
  该企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式进行会计凭证存档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

• 数字阅读品牌：增效降本合规强
  数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理会计凭证存档的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计凭证存档大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

• 教育服务品牌：转型加速效能高
  教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计凭证存档实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计凭证存档电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户评价：认可称赞促发展

虽然文档中未明确提及国民经典零食品牌的具体评价，但从成效来看，该企业的解决方案值得其他门店企业参考。该企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变，与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和会计凭证存档管理成本，未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。教育服务品牌通过与合思合作，实现了财务数据自动化率的大幅提升，管理效能显著提高，企业财务相关负责人有信心在2024年实现更高的自动化率，说明对合思的解决方案较为认可。

在当前企业面临诸多挑战的背景下，合思的解决方案无疑为企业提供了一条可行的发展之路。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率，尤其是在会计凭证存档方面有着卓越的表现。合思提供免费试用，新客户可获得为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，还具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，并且具有易于上手的学习曲线，简洁明了的操作界面设计使得新用户也能迅速掌握基本用法。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，有专业的客户成功团队为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。如果你也想解决企业会计凭证存档等财务管理难题，不妨来免费试用合思的解决方案。