在当今的企业运营中，财务档案管理犹如一座无形的大山，压得企业各个层面的人员喘不过气来。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂、占用大量空间，且档案数据难以进行有效分析利用的难题。想象一下，大量的纸质档案堆放在档案室，不仅需要耗费巨额的存储成本，而且当需要从中获取有价值的数据时，却发现如同大海捞针一般困难。
财务人员则深陷于档案数据量大、整理工作繁琐的泥沼之中。他们需要手动逐一匹配、核对确认大量的档案数据，这种枯燥繁复的工作消磨着他们的工作热情，让他们在无尽的重复劳动中疲惫不堪。
业务人员在报销环节也备受困扰，出差、招待后的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了他们大量的时间和精力。同时，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。
那么，企业该如何摆脱这些困境呢？合思档案的合规性管理方案为企业提供了全面的解决之道。
整体方案：业财档案管理的全能护盾
合思档案的合规性管理方案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个万能的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。通过线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。这就好比为企业的财务档案建立了一个清晰、有序的数字地图，让每一笔业务都能在其中找到准确的位置。
档案扩展解决方案更是为企业提供了强大的自定义能力。它可以自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是何种特殊的档案需求，合思档案都能轻松应对。
证据链完整性解决方案则通过可视化规则引擎，提供多种档案匹配组装能力，有力地保障了财务合规。它就像一个严谨的财务管家，确保每一份档案都符合规定，为企业的财务安全保驾护航。
核心功能：智慧档案管理的强大引擎
合思档案的合规性管理方案拥有一系列强大的核心功能，为企业的财务档案管理注入了智慧的力量。
多源采集功能支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联可通过自动生成式Open API快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料，就像一个高效的信息收集器，快速准确地收集各种会计信息。而手动采集则为那些不满足系统集成要求的零散会计资料提供了便捷的补录方式，确保没有任何一份重要的档案被遗漏。
智能制档功能利用规则引擎自动组装会计档案，能够减少90%的人工匹配工作量。它还可以通过字段映射让查阅更加便捷，同时具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，就像一个智能的档案整理师，不仅高效地完成档案组装，还能确保档案的质量和合规性。
档案管理功能涵盖了权限管理、档案目录扩展和系统规范预置档号等方面。权限管理可以精准管控，确保不同人员只能访问他们有权限查看的档案信息；档案目录可以灵活扩展，满足企业不断变化的档案管理需求；系统规范预置档号能满足国标档号规则格式，使得档案管理更加规范化、标准化。
档案应用功能则可实现多维检索、一站式预览和穿透联查，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。它就像一个多功能的档案仓库，为企业提供了全方位的档案应用服务。
企业收益：降本增效与数据价值的双赢之路
企业使用合思档案的合规性管理方案能够获得显著的收益。
在降本增效方面，它能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率。企业可以告别传统的手工归档方式，不再需要大量打印档案，真正做到“收紧钱袋子”。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，让企业能够将更多的资源投入到核心业务中。
电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，可以补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。它就像一条无形的纽带，将企业的各个业务环节紧密连接在一起，实现信息的共享和流通。
合思档案还能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，做出更加科学、准确的决策。
同时，该方案满足企业合规要求，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，能帮助企业应对数电票管理等新挑战。它就像一个合规的守护者，确保企业在财务档案管理方面始终符合法律法规的要求。
典型场景：精准适配不同角色需求
合思档案的合规性管理方案适用于多种典型场景，能够精准满足不同角色的需求。
对于企业高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。企业高管可以通过合思档案，轻松掌握企业的财务状况，做出更加明智的决策。
对于归档员/财务人员而言，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，便于监控、分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。他们再也不用为繁琐的档案整理工作而烦恼，而是可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，降低了沟通成本。
在数电票场景下，合思档案可提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。这为企业应对数电票管理提供了便捷、高效的解决方案。
成功案例：真实见证方案的卓越成效
众多企业已经通过使用合思档案的合规性管理方案，成功解决了财务档案管理难题，实现了企业的转型升级。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化，业务 + 财务数据可穿透联查。企业成本显著降低，如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载仅30s，关联匹配15min。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前的企业运营中，财务档案管理的重要性不言而喻。合思档案的合规性管理方案为企业提供了全面且有效的解决方案，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多客户已经通过合思档案实现了财务档案管理的优化和转型，您的企业也可以加入其中，享受数字化转型带来的红利。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。不妨抓住机会，免费试用合思档案的合规性管理方案，与合思携手开启高效档案管理之旅！
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/11284.html
