在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革，尤其是财务档案管理领域。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在财务档案管理方面，金牌橱柜也曾面临诸多难题。而合思档案的出现，为其解决了这些困扰，同时也展现了非纸质文件管理技巧的强大魅力。
金牌橱柜档案管理困境
- 业务数据散落成谜
金牌橱柜的业务规模庞大，会计档案却散落于各个系统之中。这些档案数据犹如散落在各处的珍珠，难以串联起来发挥作用。公司的财务人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订和上架等一系列繁琐操作。这不仅耗费大量的时间和精力，还使得档案数据的利用率极低。 - 纸质管理负担重重
公司以纸质档案管理为主，每年的记账凭证量达2198061张，业务单据量494949张，银行回单量177744张，发票量123247张。如此庞大的纸质档案数量，需要独立的档案室进行存放。在财务临时保管1年后，还要移交至综合档案管理部门。而且，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下。据估算，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些高昂的成本和巨大的工作量，让金牌橱柜的财务档案管理陷入了困境。
合思档案解决方案
- 统一存储打破孤岛
合思档案为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得有序且易于管理。通过这种方式，合思档案帮助金牌橱柜解决了档案数据难利用的问题，提高了数据的可用性和价值。 - 业务证据链完整呈现
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着在查看档案时，可以清晰地了解到业务的来龙去脉，确保了业务的真实性和合规性。例如，当需要查询某笔业务的相关档案时，可以通过业务证据链快速定位到所有相关的凭证、单据等资料，大大提高了工作效率。 - 数据共享便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以便捷高效地获取所需的档案信息，无需在各个系统中来回切换查找。这种数据共享的方式，让财务人员能够更加快速地完成工作，提高了工作的准确性和效率。 - 银行回单无纸化变革
海量的银行回单一直是企业财务档案管理的一大难题。合思档案实现了银行回单的全面无纸化管理。它能够自动采集、切割、组装银行回单，减少了人工操作的工作量，降低了错误率。同时，无纸化管理也节省了大量的打印成本和存储空间，助力企业降本增效。
方案实施步步为营
合思利用其电子会计档案管理平台合思档案，对金牌橱柜的财务档案进行全生命周期管理。凭借智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等功能，逐步实施解决方案。首先，通过智能采集功能，将分散在各个系统中的档案数据进行收集；然后，利用预归档服务对数据进行初步整理和分类；接着，进行基础管理，确保档案数据的准确性和完整性；最后，提供档案服务，方便用户随时查阅和使用档案。在这个过程中，合思档案不断优化和调整方案，以适应金牌橱柜的实际需求。
显著成果效益凸显
- 时间成本大幅降低
在合思档案的助力下，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和企业的竞争力。 - 总体成本有效节省
合思档案帮助金牌橱柜预估节省总体成本30万 +/年。通过减少打印成本、存储空间成本和人工操作成本等，企业的财务负担得到了显著减轻。这不仅提高了企业的经济效益，还为企业的可持续发展提供了有力支持。 - 档案合规性全面保障
合思档案确保了金牌橱柜的档案合规性达100%。在当今严格的监管环境下，档案合规是企业必须重视的问题。合思档案通过规范化的管理和严格的审核机制，为企业的档案管理提供了可靠的保障。
客户高度评价认可
合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，显著提高了工作效率，降低了成本，确保了档案合规性，为企业的数字化转型提供了有力支持。金牌橱柜相关负责人表示，合思档案的解决方案不仅解决了企业财务档案管理的难题，还为企业带来了新的发展机遇。通过数字化的档案管理，企业能够更加高效地运营，提升了市场竞争力。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经为众多企业提供了优质服务。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案，运用非纸质文件管理技巧，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越效果。
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