在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措无疑表明，我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。随着电子凭证接收、报销、入账、归档等难题的逐步解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统财务档案管理模式却在这一变革中显得力不从心，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准的智能文档搜索，极大地影响了工作效率。此外，大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下。更为重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面且专业的电子会计档案管理解决方案。
科技先锋 领航财务数智化变革
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖掘出更多的净利润，在财务数智化领域树立了良好的口碑。
合思档案作为合思推出的一款重要产品，是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。通过合思档案，企业能够实现电子会计档案的高效管理，摆脱传统纸质档案管理的困境。
多元功能 释放档案管理无限潜能
合思档案具有众多核心功能与优势，能够满足企业在电子会计档案管理方面的各种需求。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这一管理涵盖了多个重要环节，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够与外部生态如OCR识别、RPA技术等以及内部系统如EAI插件、API接口等进行有效连接，实现数据的快速采集。同时，大文件自动切割·数电票自动化解析功能，进一步提高了采集效率。通过这些功能，企业可以方便快捷地获取所需的电子档案信息，实现智能文档搜索的基础数据收集。
档案制档环节，合思档案实现了智能关联·自动组装，能够自动将相关的档案信息进行关联和组装，大大提高了制档效率。同时，四性检测·业务检测·自定义版式文件功能，确保了档案的准确性和规范性。
在档案管理方面，合思档案做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的权限，确保档案信息的安全。水印管理·档号符合国标要求，进一步规范了档案管理。通过这些措施，企业可以实现对电子档案的精细化管理，方便进行智能文档搜索。
档案利用方面，合思档案支持多维检索·一站式预览，用户可以通过多种方式进行检索，实现快速的智能文档搜索。在线借阅·异构系统联查功能，方便用户在不同系统之间进行数据查询和借阅。实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案管理更加直观和便捷。
自动化归档是合思档案的一大亮点，它告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。
成功实践 见证档案管理卓越成效
合思档案在众多企业的实际应用中，取得了显著的效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案的智能文档搜索功能，企业能够快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案的应用，让企业实现了档案管理的数字化转型，提高了企业的运营效率。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。智能文档搜索功能的应用，让企业在财务管理中能够快速获取相关信息，做出更加准确的决策。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。合思档案的智能文档搜索功能，为企业的档案管理提供了有力的支持，确保了档案的准确性和合规性。
如果您的企业也在为传统财务档案管理的难题而烦恼，不妨选择合思档案。合思档案将为您提供专业、高效的电子会计档案管理解决方案，帮助您实现企业的数字化转型。
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