在当今数字化飞速发展的时代，非纸质文件管理技巧正成为企业提升效率、降低成本的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖出更多净利润，实现降本增效。
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，早在2011年就在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，拥有154.21亿元的品牌价值。公司规模庞大，有1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，2W + 零售网点，每年还会产生3.6W + 的凭证数。就是这样一家实力雄厚的企业，在财务管理，尤其是档案管理方面，也面临着诸多挑战。下面，就让我们一起看看合思是如何运用非纸质文件管理技巧，帮助好想你解决难题的。
好想你档案管理困境：传统枷锁待打破
在业务不断拓展的同时，好想你在档案管理上的痛点逐渐凸显。传统的纸质档案管理模式，就像一副沉重的枷锁，束缚着公司的发展步伐。
财务归档工作犹如一场耗时耗力的攻坚战。财务人员在归档时，需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，就像在茫茫大海中丢失了珍贵的宝藏，给财务管理带来了极大的风险。
纸质档案受限于时间和空间的双重限制，查找工作更是一场噩梦。要找到一份需要的档案，往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这就好比在一个巨大的迷宫中寻找一颗微小的珍珠，效率极其低下。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。一间间堆满档案的仓库，不仅占用了宝贵的办公空间，还需要专门的人力进行维护和管理，给公司带来了沉重的经济负担。
合思方案：非纸质管理巧破局
面对好想你在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的非纸质文件管理技巧，量身定制了一套解决方案，犹如一把锋利的宝剑，成功打破了传统管理的枷锁。
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打破壁垒数据同源
合思为好想你实现了数据的同源性，打破了不同系统之间的数据壁垒。财务人员可以便捷地利用这一优势，一键联查相关数据。以往需要在多个系统中来回切换查找的工作，现在只需轻轻一点，就能快速获取所需信息。这大大提高了工作效率，让财务人员从繁琐的数据查找工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中。 -
自动组装审计便捷
在审计方面，合思的解决方案实现了自动组装，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计工作不再需要耗费大量时间去核对纸质档案，而是可以直接以准确的档案数据为依据进行审计。这不仅提升了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误，确保了审计结果的准确性和可靠性。 -
实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，就可以快速定位实物档案的位置。这就好比给每一份档案都安装了一个精准的定位系统，无论何时何地，都能轻松找到所需的实物档案。大大提高了档案的查阅效率，减少了因查找档案而浪费的时间和精力。
方案实施：步步为营筑基石
合思的解决方案并不是一蹴而就的，而是经过了精心的规划和实施。在实施过程中，每一个步骤都紧密相连，为最终的成功奠定了坚实的基础。
首先是数据整合阶段。合思团队将分散在各系统的凭证、单据、回单等数据进行统一收集。这就像一场数据的大迁徙，将分散在各个角落的数据汇聚到一起，为数据同源做准备。只有确保数据的完整性和准确性，才能实现后续的便捷联查和高效管理。
接着，搭建虚拟档案库房。这是实物高效管理的基础，就像建造一座坚固的城堡，为档案管理提供了一个安全、有序的环境。同时，建立电子档案与实物档案的关联规则，让电子档案和实物档案之间建立起紧密的联系，实现了两者的同步管理。
最后，制定审计流程。明确以档案数据为标准，纸质数据为辅的审计方式，实现自动组装和审计便捷。这一步骤就像为审计工作制定了一套精确的规则，让审计工作更加规范、高效。
成果展现：降本增效显奇迹
经过合思解决方案的实施，好想你在档案管理方面取得了显著的成果。各项数据的大幅优化，就像一颗颗璀璨的星星，照亮了公司财务管理的前行道路。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间进行繁琐的归档和查找工作，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的精力投入到财务分析、预算规划等核心工作中，为公司的发展提供更有价值的支持。
总部接收管理耗时减少了80%。这意味着总部可以更快速地获取各部门的财务信息，及时做出决策，提高了公司的整体运营效率。
借阅管理耗时减少了67%。员工在借阅档案时，不再需要漫长的等待，能够快速获取所需档案，提高了工作的便利性。
预计每年还能减少综合成本20万元。这不仅减轻了公司的经济负担，还为公司的可持续发展提供了有力的支持。
好想你反馈：高度认可促共赢
对于此次与合思的合作，好想你相关负责人给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案极大地提升了公司的财务管理效率，解决了长期以来困扰公司的档案管理难题。通过运用非纸质文件管理技巧，公司的档案管理工作变得更加便捷、高效、精准。
在成本控制方面，合思的方案也取得了显著成效。减少的综合成本为公司的可持续发展提供了有力支持，让公司在激烈的市场竞争中更具优势。好想你期待与合思继续保持合作，共同探索更多的财务管理优化方案。
行动号召：携手合思开启新征程
众多像好想你这样的企业选择合思，通过运用非纸质文件管理技巧，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思，让有限更有效。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有丰富的经验和成功案例，值得您的信赖。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启免费试用，开启财务数智化之旅，让非纸质文件管理技巧为您的企业发展注入新的动力。
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