合思档案：引领企业税务合规管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的问题；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复；业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。

此外，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些行业背景与痛点，合思档案提供了全面的税务合规解决方案。

破局之钥：合思档案解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。这一税务合规解决方案为企业的长远发展奠定了坚实的基础。

对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效，同时提高了档案的利用效率。

在外部审计方面，合思档案更是提供了极大的便利。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能探秘：合思档案的强大能力

合思档案的产品功能十分强大，为企业的税务合规管理提供了有力支持。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。它可以对会计档案关联规则进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和直接地分析。

档案管理方面，合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。它还支持自定义档案目录分类，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

在档案应用上，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它提供一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

核心亮点：合思档案的独特魅力

合思档案具有众多核心亮点，使其在税务合规解决方案领域脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收，采用“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

价值彰显：合思档案的实际成效

合思档案的产品价值在实际应用中得到了充分体现。

显著的降本增效是其一大突出优势。它彻底告别了传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性。例如，能节约 70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升 90%，管理合规性达 100%。这一税务合规解决方案为企业带来了实实在在的经济效益。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，发挥了数据的价值。

实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了企业效益的最大化。

同时，合思档案符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，其电子会计档案管理满足档案全生命周期管理闭环要求，为企业提供了合规的档案管理解决方案。

场景应用：合思档案的多元实践

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用。

在企业报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，确保归档数据完整。通过关联匹配字段（发票号、发票代码、单位编号、回单号、凭证号等）将发票、报销单、回单、凭证等进行关联，为企业的报销管理提供了税务合规解决方案。

面对数电票管理，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

对于实物档案管理，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

在企业审计场景中，审计人员可通过合思档案的共享调阅解决方案，实现审计不进档案室，通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，快速获取所需档案数据，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

成功见证：合思档案的实践成果

众多企业的成功案例证明了合思档案税务合规解决方案的有效性。

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，电子档案占比大幅提高，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案打破了数据孤岛，统一了储存、标准和管理；业务检测方案确保了业务证据链完整；跨系统调阅方案实现了数据共享和一站式查阅。管理成效显著，装订匹配耗时从 66 天/年减少到 10 天/年，利用耗时从 30 天/年减少到 6 天/年，打印成本从 180000 元/年减少到 30000 元/年，空间成本从 143773 元/年（每年递增）减少到 22835 元/年，预估节省总体成本 30W + /年。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理为参加电子凭证会计数据标准化试点打下了基础。管理成效包括形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

优势凸显：合思档案的市场定位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，拥有强大的技术研发实力和资金支持。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理满足国家相关政策规定。还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

此外，合思档案获得了多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点 100%成功验收、福布斯中国科技 50 强、通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证等，证明了其产品的可靠性和安全性。

展望未来：开启税务合规新征程

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票时代的发展，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续创新和迭代，为企业提供更优质、更高效的税务合规解决方案，帮助企业在数字化浪潮中取得更大的竞争优势。

如果您想深入了解合思档案的税务合规解决方案，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，或者扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码。现在就可以免费试用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。