合思档案：引领财务信息化，开启企业档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来新的变革，信息化建设成为亟待补齐的短板。数电票要求以XML格式存档，XBRL文件需写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的管理要求。

与此同时，在纸电混合时代，企业各层级人员也面临着诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的问题；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认的繁琐工作中；业务人员在出差、招待报销后，还要面对纸质票据留存再上交的繁琐流程。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档工作量大、电子会计凭证管理手段缺失等，这些都导致企业财税管理效率低下。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务信息化管理提供了全新的思路和方法。

合思档案：全方位解决方案铸就管理新格局

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

核心功能亮点：创新驱动财务信息化变革

合思档案的核心功能亮点突出，展现了其在财务信息化管理方面的独特优势和创新性。

多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能可实现电子凭证数据的自动匹配组装。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。此外，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

用户收益：降本增效，激活数据价值

使用合思档案，企业用户能够获得显著的收益。

在降本增效方面，合思档案帮助企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，为企业节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，促进了财务信息化的整体发展。

合思档案让数据“活起来”，实现了从数据到决策的转变。它真正利用档案数据，实现了数据价值的挖掘。前后端数据同源，流程全息贯通，有效提升了管理能效。

通过资源重组，合思档案满足了企业不同场景下的档案管理需求，沉淀了数据资产，保障了合规管理，提升了企业财务档案利用效率，挖掘了财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升了财务服务效率，实现了企业效益的最大化。

典型场景应用：合思档案助力各角色高效管理

合思档案在不同的典型场景中都发挥着重要作用。

对于企业高管而言，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。通过借助数字化手段，企业高管可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

归档员和财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计人员利用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。他们可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，推动了财务信息化在数电票领域的应用。

客户成功案例：真实见证合思档案实力

众多客户的成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案。通过这些措施，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化水平大幅提升。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等内容，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，积极响应了政策要求。该企业整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案为其提供了数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现了应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。通过这些方案，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一了数据标准，夯实了数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，该集团形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现财务数字化转型。合思档案拥有众多成功客户案例，如广东某高校、中交集团、好想味等，能为企业提供可靠的服务和支持。

如果您想进一步了解合思档案解决方案，感受其为企业财务信息化管理带来的变革，现在就行动起来，拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或微信小程序等方式联系合思，还可免费试用合思档案，让企业财务档案管理更轻松、更高效、更合规。