合思档案：开启电子会计档案管理新时代，助力政策合规与审计

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子会计档案管理正迎来全新的时代背景。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，信息化建设成为亟待弥补的短板。如今，数电票迅速扩张，收票方面有众多政策为电子发票接收的合法合规保驾护航，开票方面全国36个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业在传统档案管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，大量的纸质档案不仅占用了宝贵的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被繁重的工作压得喘不过气来，档案数据量庞大，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一进行匹配和核对，工作枯燥且繁复。业务人员在报销时，流程繁琐，需要留存并上交纸质票据，大大降低了工作效率。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间的需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大的损失。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金等系统解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的解决方案，助力企业解决传统档案管理中的痛点，实现电子会计档案的高效管理，满足政策合规与审计的要求。

合思档案整体解决方案：多元覆盖满足企业需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。其实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等多个环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据的管理，确保财务档案证据链完整，档案数据可以相互穿透查询，纸质原文件混序归档，保证会计档案应收尽收且合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身需求自定义归档目录，满足个性化的管理需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，满足政策合规与审计的严格要求。

合思档案核心功能与优势：高效合规引领管理变革

• 多源采集：灵活集成全面覆盖
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件可自动切割，支持自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入，确保在政策合规与审计过程中有完整的数据支撑。

• 智能制档：规则驱动高效整合
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统和类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，通过字段映射让查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高政策合规与审计的工作效率。

• 专用格式版式文件：轻量存储灵活扩展
  专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，让财务档案更“轻量”，能实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，在政策合规与审计中便于档案的管理和查阅。

• 双模式检测方案：严格把关保障合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为政策合规与审计提供有力的保障。

合思档案应用场景与案例：实践检验卓越成效

• 案例一：海量单据企业的高效管理
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案的解决方案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化使档案管理和借阅管理更加规范化。企业成本降低，财务人员工作效率大幅提升，装订简化节约了显性成本，在政策合规与审计方面也更加从容。

• 案例二：集团型企业的标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，有效满足了政策合规与审计的要求。

• 案例三：低效档案管理企业的变革
  某企业档案管理低效，会计档案散落于各系统，数据未得到有效整理和利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效降低了财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，为政策合规与审计提供了坚实的基础。

• 案例四：教育集团的智能管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散难以查找等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在政策合规与审计方面表现出色。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，致力于为企业提供全方位财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案拥有强大的技术实力和丰富的行业经验，通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。众多知名企业，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，并且取得了显著的成效，这些企业的成功经验充分证明了合思档案的可靠性和有效性。

如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，提升档案管理水平和企业效益，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，还可以免费试用，开启企业档案管理数字化转型之旅，让政策合规与审计变得更加轻松高效。