非纸质文件管理技巧：合思档案助力企业财务数智化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证改革正以惊人的速度推进。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广全面数字化电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域启用航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革，无疑是财务数智化的必由之路，它不仅优化了管理流程，突破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，更降低了单位运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。

在这一关键领域，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考与借鉴。

市场风云：数字化转型箭在弦上

电子凭证开具端已基本实现数字化适配，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。

在当前经济环境下，企业面临着传统纸质档案管理成本高、效率低、合规难等诸多问题。一方面，纸质档案的存储需要大量的空间和人力，增加了企业的运营成本；另一方面，查找纸质档案耗时费力，难以满足企业快速决策的需求。同时，国家政策也在大力推动电子凭证数字化转型，企业必须顺应这一趋势，提升自身的财务管理水平。因此，数字化转型已成为企业的必然选择，非纸质文件管理技巧的应用也显得尤为重要。

痛点剖析：电子会计档案管理难题

1. 归档繁琐：好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。这不仅增加了工作的复杂性，还可能影响企业的财务管理效率。
2. 查找困难：纸质档案受时间和空间的限制，查找需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。云南菜品牌连锁经营就面临着海量资料人工查找耗时耗力的问题，难以有效利用档案资源。
3. 成本高昂：COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段。大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，增加了企业的运营成本。
4. 合规风险：纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，纸质档案管理难以保证合规性。这些痛点都凸显了企业掌握非纸质文件管理技巧的迫切性。

策略揭秘：合思档案破局之道

1. 全生命周期管理：合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。智能采集外部生态和内部系统的数据，预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。通过这种全生命周期的管理，企业能够更好地掌握非纸质文件管理技巧，提高档案管理的效率和质量。
2. 数据同源整合：合思档案打破数据孤岛，实现数据同源。它统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，统一标准，统一管理，以业务为核心搭建证据链条，实现业财一体双向穿透。这使得企业的财务数据更加清晰、准确，便于企业进行数据分析和决策。
3. 自动化处理流程：合思档案通过自动制档，释放财务人员精力。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这种自动化处理流程，大大提高了企业的工作效率，让企业能够更好地应用非纸质文件管理技巧。
4. 全场景数字化利用：合思档案提供档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这使得企业能够更加便捷地获取和利用档案数据，提高工作效率。

核心模块：合思档案功能大观

1. 功能蓝图卓越：合思档案功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装；电子会计档案全生命周期管理，智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节紧密相连。这一功能蓝图为企业提供了一个全面、高效的档案管理解决方案，有助于企业掌握非纸质文件管理技巧。
2. 业务层广泛覆盖：业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。广泛的业务层覆盖，使得合思档案能够满足企业多样化的业务需求。
3. 应用层服务多样：应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等服务，满足企业多样化的需求。这些服务为企业的财务管理提供了有力的支持，帮助企业更好地进行非纸质文件管理。
4. 成长历程丰富：合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断发展和完善。这表明合思档案具有强大的技术实力和创新能力，能够为企业提供优质的服务。

优势凸显：合思档案脱颖而出

1. 合规性保障：合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。这为企业的财务管理提供了可靠的保障，让企业能够放心使用非纸质文件管理技巧。
2. 成本节约显著：合思档案帮助企业实现成本节约。好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年；COMMUNE幻师年节约成本5000万元；云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本30万/年。成本的节约，有助于企业提高经济效益，增强市场竞争力。
3. 效率提升明显：合思档案显著提升企业效率。高新兴科技集团归档效率提升90%；中文传媒财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%；杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升72%，报销效率提升300%。效率的提升，让企业能够更加快速地响应市场变化，提高企业的运营效率。
4. 档案利用便捷：合思档案提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，方便企业利用档案数据，提高工作效率。这些便捷的功能，使得企业能够更加轻松地进行非纸质文件管理。

案例见证：合思档案实效非凡

1. 好想你健康食品：通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时。
2. COMMUNE幻师：上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化，减少人力成本50%，提高效率；资产化，深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
3. 云南菜品牌连锁经营：通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
4. 金牌橱柜家居科技：通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，助力降本增效，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性100%。这些案例充分展示了合思档案在不同行业的应用效果和客户收益，也证明了非纸质文件管理技巧的有效性。

服务护航：合思专业保障无忧

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和创新提供有力支持。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化的服务。通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。同时，合思拥有专业的服务团队，能够为客户提供全方位的技术支持和售后服务，确保客户顺利使用合思档案，让企业更好地掌握非纸质文件管理技巧。

合思档案以其自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营提供了有力支持。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术实力和资金保障。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

未来财务用合思，让有限更有效，合思档案将继续助力企业财务数智化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您想体验非纸质文件管理技巧带来的便利，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型之旅。