合思档案：开启合规文件管理数智化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业深挖净利润，在财务数智化领域崭露头角。

近年来，我国电子凭证改革不断加速。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的合规文件管理提供了强有力的支持。

传统财务档案管理痛点剖析

• 传统档案管理困境重重
  在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的合规文件管理要求。

• 高成本与低效率并存
  COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样存在纸质档案打印成本高的问题，多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。同时，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

• 数据分散与利用难题
  金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架档案。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理，由独立档案室存放纸质档案。这种以纸质档案管理为主的方式，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，严重影响了企业的合规文件管理水平。

合思档案解决方案策略

• 全方位服务构建财务数智化生态
  合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过这种全方位的服务，企业能够实现财务流程的一体化管理，提高财务管理的效率和准确性，为合规文件管理提供坚实的基础。

• 全流程数字化提升管理效能
  合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。它具备开放式接口互联·自主采集功能，能够大文件自动切割·数电票自动化解析。在档案处理过程中，智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。同时，精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。在档案利用方面，多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，还能实现实物混序归档·可视化盘点档案数据。这些功能的实现，使得企业的合规文件管理更加高效、便捷。

• 流程化与系统化助力业财融合
  通过合思档案，企业可以实现流程化管理，不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高效率。同时，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，使业务数据与财务数据能够无缝对接，为企业的决策提供更加准确的依据。在归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，进一步提升了企业的合规文件管理水平。

• 闭环管理确保电子凭证安全
  合思档案助力企业实现电子凭证全流程闭环管理，包括电子凭证的采集、验签、解析、校验；自动填报、自动入账；封装入账结构化信息；自动归档等。这一系列操作确保了电子凭证在整个生命周期内的安全性和完整性，为企业的合规文件管理提供了可靠的保障。

合思档案核心模块探秘

• 全生命周期管理保障档案安全
  合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，涉及外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。通过全生命周期管理，确保了企业档案的安全和合规文件管理的有效性。

• 业务层与应用层协同运作
  业务层包含内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。业务层与应用层的协同运作，使得企业的财务数据能够得到有效的整合和利用，为合规文件管理提供了有力支持。

• 开具端与接收端无缝对接
  电子会计凭证开具端包括国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。接收端包括企业OA的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联的接口直联、原文/文件上传，随手记录发票的提交付款单据、结构化文件归档存储，发票重复报销核销的发票自动价格分离、审批审批，财务预算统计的直接支付、费用类型映射，自动生成凭证的入账信息回写等。开具端与接收端的无缝对接，确保了电子凭证的及时、准确传递，提高了合规文件管理的效率。

• 归档端实现智能管理
  财务档案归档端包括电子凭证池的结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控，预档案台，智能档案等。通过这些功能，实现了档案的智能归档和管理，提高了合规文件管理的质量和效率。

合思档案竞争优势凸显

• 强大实力铸就卓越品质
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有较强的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新和产品升级，为客户提供更加优质的合规文件管理解决方案。

• 广泛服务网络保障及时响应
  秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更及时的服务，确保客户在使用合思档案过程中遇到的问题能够得到及时解决。

• 丰富历程沉淀深厚经验
  合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。深厚的技术沉淀和实践经验，使得合思档案在合规文件管理领域具有独特的优势。

• 高效智能提升管理体验
  自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能够为企业提供更高效、更智能的财务管理体验，进一步提升了企业的合规文件管理水平。

合思档案成功案例展示

• 好想你：降本增效显著
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，好想你实现了合规文件管理的高效化和成本的有效控制。

• COMMUNE幻师：绿色高效运营
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案帮助COMMUNE幻师实现了绿色高效运营，同时提高了合规文件管理的水平。

• 云南菜品牌连锁经营：全面降本提效
  云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，提高了总部&门店业财融合效率80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。合思档案为云南菜品牌连锁经营的合规文件管理带来了显著的改善。

• 金牌橱柜：精准管理显成效
  金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。合思档案帮助金牌橱柜实现了档案的精准管理，提升了合规文件管理的质量。

合思服务体系保障

• 专业研发持续创新
  合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有专业的研发团队，能够不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品。在合规文件管理领域，合思始终紧跟技术发展趋势，不断推出新的功能和解决方案，满足客户日益增长的需求。

• 全方位服务支持
  在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，合思能够及时响应客户需求，为客户提供全方位的销售和服务支持。无论是售前咨询、售中实施还是售后维护，合思都能为客户提供优质的服务，确保客户能够顺利使用合思档案产品进行合规文件管理。

• 贴心售后确保使用无忧
  秉承以客户为中心的服务理念，在产品使用过程中，合思为客户提供培训、技术支持等售后服务，确保客户能够顺利使用合思档案产品。同时，合思档案成长历程中不断根据国家政策和市场需求进行产品优化和升级，如响应电子凭证改革政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，推出全新“单套制”解决方案等，体现了其对客户服务的持续关注和不断改进。

合思档案未来展望

合思档案推出以来，帮助众多企业解决了传统财务档案管理中的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位财务数智化服务，具有显著的竞争优势。

随着电子凭证改革的不断推进，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，合思档案将继续发挥其技术优势和服务优势，为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，体现了市场对合思档案产品的认可和信赖，未来合思档案有望在财务数智化领域取得更大的发展。

如果您也想体验合思档案带来的高效合规文件管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化新征程。