合思档案：助力企业实现会计流程标准化与数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一场变革的号角，让企业财务档案管理直接站在了新挑战的风口浪尖。在这个“数字化凭证时代”，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应财务档案管理的新要求，会计流程标准化也成为了企业财务管理的迫切需求。

纸电混合时代，企业在档案管理方面的痛点犹如一颗颗毒瘤，严重影响着企业的健康发展。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的困境。财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复，严重影响工作效率。业务人员更是抱怨出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费大量时间和精力。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能摆脱纸质文件储存的束缚，数据存储依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化以及会计流程标准化的关键。

纸质档案管理的弊端不仅体现在高显性成本上，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题都使得企业迫切需要一套专业的档案管理解决方案，以实现会计流程标准化。

合思档案：多场景解决方案铸就管理新高度

合思档案犹如一颗璀璨的新星，为企业档案管理带来了新的希望。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为实现会计流程标准化提供了有力支持。

通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在会计流程标准化的道路上迈出坚实的步伐。

对于归档员/财务来说，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，进一步推动会计流程标准化的进程。

对于外部审计，合思档案更是提供了极大的便利。实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，使得审计工作更加高效、便捷，保障了会计流程标准化的顺利实施。

核心功能优势：彰显合思档案独特魅力

合思档案的核心功能犹如一把把利剑，精准地解决了企业档案管理中的各种难题，为会计流程标准化提供了强大的技术支撑。
– 多源采集
数据获取的智慧之钥：合思档案具有强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性，为会计流程标准化奠定坚实的数据基础。
– 智能制档
高效精准的档案构建：在智能制档方面，合思档案表现卓越。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，有力地推动了会计流程标准化的实现。
– 档案管理
灵活规范的管控体系：合思档案在档案管理上也独具特色。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案管理的规范性和灵活性，促进会计流程标准化的有效执行。
– 档案应用
便捷高效的信息利用：在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅过程透明化，一键到期催还，极大地提高了档案信息的利用效率，推动会计流程标准化迈向新台阶。

应用场景案例：见证合思档案卓越成效

众多企业的成功实践，充分证明了合思档案在实现会计流程标准化方面的卓越价值。
– 年单据量 2.6 亿企业
开启业财一体新篇章：以年单据量 2.6 亿的企业为例，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构一目了然，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，为企业实现会计流程标准化提供了有力保障。
– 某集团型企业
标准化落地的成功典范：某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票 / 回单台账，存储发票 / 回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册 / 年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸 / 年，为企业会计流程标准化树立了标杆。
– 某企业
打破数据孤岛实现统一管理：某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比明显，预估节省总体成本 30W +/ 年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有力地推动了企业会计流程标准化的进程。
– 某 K12 民办教育集团
简化流程提升效率：某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印 / 查重 / 验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的会计流程标准化提供了有益的借鉴。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的功能和众多成功案例，如在海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业的出色表现，证明了其在实际应用中的价值和效果。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息，方便企业咨询和使用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您的企业也渴望实现会计流程标准化，解决档案管理难题，不妨免费试用合思档案，开启企业数字化转型的新征程。