在数字化时代的浪潮中，电子凭证的应用正以前所未有的速度改变着企业的财务管理模式。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进推广，航空运输电子客票行程单实现数字化。这些举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了企业的痛点和需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业解决电子凭证处理难题提供了高效、智能的解决方案，成为企业在数字化转型道路上的得力助手。
金牌橱柜档案管理困境
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行业先锋的档案烦恼
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，凭借卓越的品质和创新的设计，成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的称号，在行业内树立了标杆。然而，在辉煌的背后，金牌橱柜也面临着档案管理方面的困境。 -
整理环节的繁琐迷宫
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效利用。财务人员不得不逐一打印凭证、手工匹配单据、进行繁琐的组装、装订，最后上架保存。每一个步骤都耗费大量的时间和精力，不仅效率低下，还容易出现人为错误，使得档案整理工作成为了一场艰难的“长征”。 -
保管环节的接力难题
财务部门对档案进行临时保管一年后，需要将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及到多个环节的交接和沟通，增加了管理的复杂性和风险。稍有不慎，就可能导致档案的丢失或损坏，给企业带来潜在的损失。 -
存储环节的空间挑战
为了存放纸质档案，金牌橱柜设立了独立的档案室。然而，随着企业业务的不断发展，档案数量与日俱增，档案室的空间变得越来越紧张。纸质档案的存储不仅占用大量的物理空间，还需要投入额外的人力和物力进行维护和管理，成为企业运营成本的一大负担。
合思档案解决方案
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打破壁垒统一存储
合思档案为金牌橱柜提供的解决方案，首先着眼于打破数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像一个强大的收纳盒，将分散的档案数据有序地整合在一起，让企业能够更加高效地管理和利用这些宝贵的信息资源。通过统一存储，企业不仅节省了存储空间，还提高了数据的安全性和可靠性，为企业的财务管理提供了坚实的基础。 -
构建完整业务证据链
在解决数据存储问题的基础上，合思档案还注重构建完整的业务证据链。它通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务层面深入了解财务数据的来源和背景，也可以从财务数据反推业务的执行情况，为企业的决策提供更加全面、准确的信息支持。无论是审计、合规检查还是内部管理，完整的业务证据链都能为企业提供有力的保障。 -
便捷高效一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业员工无需在多个系统中来回切换，只需在一个平台上即可快速、准确地找到所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了员工的时间和精力，提高了工作效率。同时，结构化的数据也便于企业进行数据分析和挖掘，为企业的发展提供更多的洞察和决策依据。 -
银行回单无纸化管理
对于企业来说，海量的银行回单处理是一项繁琐且耗时的工作。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了企业的运营成本，还提高了回单处理的准确性和及时性。通过自动化档案处理，企业可以将更多的精力放在核心业务上，提升企业的竞争力。
金牌橱柜使用成果
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时间成本大幅降低
金牌橱柜在使用合思档案后，取得了显著的成果。在档案匹配方面，耗时减少了84%。曾经繁琐的手工匹配工作，如今通过自动化档案处理，变得轻松快捷。在档案查询方面，耗时减少了80%。员工无需再花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找信息，只需轻轻点击鼠标，所需信息即可瞬间呈现。时间成本的大幅降低，让企业能够更加高效地运营，将更多的资源投入到业务发展中。 -
成本节省效果显著
除了时间成本的降低，合思档案还为金牌橱柜带来了可观的成本节省。预估每年节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理的推行，减少了纸质档案的印刷、存储和维护成本，以及人工处理档案的费用。成本的节省不仅提高了企业的经济效益，还为企业的可持续发展提供了有力支持。 -
档案合规性全面保障
在档案合规性方面，合思档案确保了100%的合规性。它严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行规范化管理和存储。无论是档案的整理、保管还是查阅，都有严格的流程和标准，确保企业的档案管理工作符合合规要求。全面的合规保障，让企业在面对审计和监管时更加从容自信。
合思档案为企业带来的价值是多方面的。它通过自动化归档，让企业告别了重复性的繁琐工作，使档案利用更加便捷高效。同时，档案数据同源，实现了透明流转，便于企业进行监控和分析。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇，电子凭证数字化转型是企业提升竞争力的必然选择。随着电子凭证数字化转型的加速，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，合思档案将助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你的企业也想在财务数智化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案。它将为你的企业提供专业、高效、智能的档案管理解决方案，让你的企业在数字化转型的道路上更加稳健地前行。现在，你可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，了解更多关于合思档案的信息，还可以免费试用，亲身感受自动化档案处理带来的便捷和高效。
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