在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务管理的要求日益提高，发票合规管理更是其中的关键环节。好想你健康食品股份有限公司作为一家有着深厚历史底蕴和广泛影响力的企业，在这方面有着深刻的探索与实践。好想你成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者，其品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000多名员工，400多家全国门店，还有18家归档主体。然而，这样一家规模庞大的企业，在财务档案管理尤其是发票合规管理方面，也曾面临着诸多难题。
好想你财务困局：发票合规管理痛点凸显
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归档艰难征途
在传统的财务归档流程中，发票合规管理面临着巨大挑战。财务人员在进行归档时，需要耗费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张发票都要与相关业务单据一一核对，确保数据准确无误。然而，在如此繁琐的工作过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦发票等重要档案遗失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能在后续的审计和税务检查中带来合规风险，严重影响企业的发票合规管理水平。 -
查找漫长之旅
纸质档案在发票合规管理中受限于时间和空间的限制。当需要查找某一张发票或相关财务档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦搜寻。这不仅耗费大量时间，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在紧急情况下，如税务机关要求提供某笔业务的发票凭证时，无法快速准确地找到相关档案，可能会导致企业面临处罚，对发票合规管理造成严重影响。 -
成本高昂负担
大量纸质档案的管理，对企业来说是一笔不小的开支。不仅需要专门的存储空间来存放这些档案，还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护。随着企业业务的不断发展，发票数量也在不断增加，纸质档案管理的成本也随之水涨船高。这对于企业的财务状况造成了一定的压力，也不利于企业在发票合规管理方面实现高效运作。 -
合规风险隐患
纸质档案管理办法在发票合规管理方面存在明显的不足。它无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。在当今数字化时代，税务机关等监管部门对企业发票合规管理的要求越来越高，需要企业能够提供准确、完整、可追溯的电子发票数据。如果企业仍然依赖传统的纸质档案管理方式，可能无法满足管理要求，从而面临合规风险。
合思妙方：破解发票合规管理难题
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打破数据壁垒 实现同源便捷
合思针对好想你在发票合规管理方面的困境，提出了打破壁垒、数据同源的解决方案。通过先进的技术手段，将企业的财务数据进行整合，实现一键联查。财务人员在进行发票合规管理时，可以方便快捷地获取相关的业务信息和财务数据，无需在不同的系统和文件中来回切换。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，确保了发票数据的准确性和一致性，有效提升了发票合规管理水平。 -
自动组装档案 提升审计效率
在发票合规管理中，审计是一个重要的环节。合思为好想你提供了自动组装档案的功能，以档案数据为标准，纸质数据为辅。在进行内外审计时，审计人员可以直接从系统中获取准确的发票数据和相关档案信息，无需再耗费大量时间去翻阅纸质档案。这大大提升了审计效率，也降低了审计风险，确保企业在发票合规管理方面符合监管要求。 -
实物高效管理 精准定位查询
为了更好地实现发票合规管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一张发票都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物的位置。在需要查阅发票时，只需在系统中查询电子档案，就可以知道对应的纸质发票存放在哪里。这不仅提高了查阅效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险，为发票合规管理提供了有力保障。
合思方案实施：发票合规管理步步为营
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档案采集：智能互联高效获取
合思的档案采集功能为发票合规管理提供了强大的支持。通过开放式接口互联，企业可以自主采集发票等财务数据。系统还具备大文件自动切割和数电票自动化解析的功能，能够快速准确地将发票数据进行处理和存储。这使得企业在发票合规管理方面能够及时获取准确的信息，为后续的财务管理工作奠定了坚实的基础。 -
档案制档：智能关联严格检测
在档案制档环节，合思采用智能关联和自动组装的方式，将发票与相关业务单据、凭证等进行关联。同时，系统还会进行四性检测和业务检测，确保发票数据的准确性、完整性、一致性和合规性。此外，企业还可以根据自身需求自定义版式文件，方便对发票档案进行管理和查看，进一步提升了发票合规管理的质量。 -
档案管理：精细管控灵活扩展
合思的档案管理功能实现了精准权限管控，不同的用户只能访问和操作其权限范围内的发票档案信息。档案目录可以灵活扩展，方便企业根据业务发展和管理需求进行调整。系统还具备水印管理和档号符合国标要求的功能，确保发票档案的安全性和规范性，为发票合规管理提供了全方位的保障。 -
档案利用：多维检索便捷高效
在发票合规管理中，档案的利用至关重要。合思提供了多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能。用户可以根据发票的号码、日期、金额等多种条件进行检索，快速找到所需的发票档案。同时，系统还支持在线借阅和预览，方便用户在不同的场景下使用发票信息。此外，通过异构系统联查，企业可以将发票数据与其他业务系统进行关联，实现数据的共享和协同，进一步提高发票合规管理的效率。
合作成果：发票合规管理成效显著
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时间成本大幅降低
合思的解决方案为好想你在发票合规管理方面带来了显著的时间成本节约。通过自动化的流程和高效的管理工具，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间进行发票的核对和归档工作，而是可以将更多的精力放在数据分析和财务管理上。总部接收发票档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这使得企业在发票合规管理方面的工作效率得到了极大提升。 -
综合成本显著减少
除了时间成本的降低，合思的解决方案还为好想你带来了可观的综合成本节约。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储和管理成本，以及提高了工作效率带来的间接成本节约。在发票合规管理方面，企业通过采用数字化的管理方式，实现了资源的优化配置，降低了运营成本。
客户赞誉：发票合规管理的可靠伙伴
虽然目前暂未获取到好想你对合思服务的具体评价，但从其他企业的反馈中可以看出合思在发票合规管理方面的卓越表现。云海肴CFO表示，使用合思档案后，所有凭证、资料（此处主要指发票相关档案）均可通过电子形式存储和检索。初步估算，仅此一项改进，一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。和合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。这充分证明了合思在发票合规管理方面的实力和价值。
在当前的经济环境下，企业对于发票合规管理的需求越来越迫切。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想在发票合规管理方面实现突破，不妨选择合思。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com 。扫描二维码，还可以了解合思档案和更多发票合规管理的成功案例。现在就点击免费试用，开启企业财务数智化转型和发票合规管理的新篇章！
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