在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势使得企业财务档案管理不得不直面新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化都在宣告着“数字化凭证时代”的到来，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新时代的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在档案管理方面可谓是问题重重。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，大量的纸质档案不仅需要占用巨大的储存空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配核对，工作极其繁琐。业务人员在报销纸质票据时，也常常被繁琐的流程搞得焦头烂额，耗费大量时间。
此外，企业在档案管理方面还存在着诸多成本和风险。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间的需求也不断增大。高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然无法解决纸质文件储存问题，数据存储的线下载体也严重影响了企业的全面数字化进程。这些行业痛点，无疑让企业在档案管理的道路上举步维艰。
一、合思档案：全面解决企业档案管理难题
面对企业在档案管理方面的诸多痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，大大提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案能够助力企业实现决策的数智化，真正做到降本增效，推动企业实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别了重复低价值的工作，使档案数据同源，全流程透明流转。这样一来，财务人员可以更加轻松地完成档案管理工作，同时也便于对档案进行监控和分析，进一步提高档案的利用效率。
对于外部审计，合思档案也有着出色的表现。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收。这使得财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
二、合思档案核心功能优势：开启档案管理新时代
合思档案之所以能够在企业档案管理领域脱颖而出，得益于其强大的核心功能和独特的优势。
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多源采集功能：数据获取的智慧之匙
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器。它能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，它也支持手动采集，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业能够准确、全面地获取所需的档案数据。 -
智能制档功能：高效精准的档案制作专家
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备字段映射功能，让查询更加便捷。并且，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障了归档数据的质量，确保档案的准确性和完整性。 -
档案管理功能：精细管理的得力帮手
合思档案的档案管理功能十分强大。它具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，还支持企业自主排列、扩展。这些功能使得企业能够对档案进行精细管理，确保档案的安全性和规范性。 -
档案应用功能：便捷高效的档案利用平台
在档案应用方面，合思档案表现卓越。它支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。具备一站式预览，穿透联查功能，能实现业务单据、发票、银行回单与会计凭证的双向联查。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理与电子档案高度关联。这些功能让企业能够更加便捷高效地利用档案数据，为企业的决策提供有力支持。
三、合思档案应用案例：真实成效见证实力
合思档案的实际应用成效已经在众多企业中得到了验证。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，使业务与财务数据能够穿透联查，大大降低了企业成本，实现了管理的自动化，精简了流程。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。达到了标准化落地、电子会计档案合规、低碳环保的管理成效，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，面临着业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档问题多、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和电子借阅。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，能够助力企业实现全面数字化转型。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育等都已选择合思档案并取得了良好成效，企业可以放心选择。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询服务，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。企业可及时联系合思开启档案管理新体验，现在就可以免费试用合思档案，感受它为企业带来的便捷与高效。
财务管理软件推荐，合思档案无疑是企业档案管理的最佳选择。它将帮助企业摆脱档案管理的困境，实现降本增效和合规发展，在数字化时代的浪潮中稳健前行。
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