在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业不得不直面数电票带来的新问题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管们承受着纸质档案管理成本高、储存占地大的压力，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，浪费了大量时间。
纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；更有高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，明确电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，同时需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理痛点提供了有效方案。
综合方案满足多元需求
合思档案为不同角色和场景的档案管理需求提供了综合解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，帮助企业在数字化转型的道路上打响决胜之战。同时，借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能彰显显著优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，展现出高效、合规、灵活等显著特点。
在多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。
档案管理上，合思档案十分灵活。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。
成功案例见证卓越成效
众多不同类型的企业已经选择了合思档案，并取得了显著的管理成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过这些方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。数据指标显示，凭证总量达到14W +、单据总量达到50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达到350亿次、单据与单据关联次数达到800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案可广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案可精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案可实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，实现了良好的管理成效。企业可以紧跟步伐，选择合思档案开启高效财务档案管理之旅。现在就可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的效果。合思在全国多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/12113.html
