自动化档案处理助力企业费控及差旅管理破局

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，尤其是在费控及差旅管理方面。自 2022 年底疫情退潮后，2023 年 1 – 7 月企业差旅业务呈现“井喷式”增长，但交易总量尚未恢复到 2019 年疫情前的峰值，商务消费价格和成本却不断上升。企业在业务拓展和成本控制之间艰难抉择，降本增效的压力空前巨大。

在效率层面，差旅订票、发票和单据处理成为企业最为突出的问题。发票的获取、核对和处理，一直是管控的最大痛点。订单超标趋势日益明显，企业急需将控制策略从“事后控制”转向“事前或事中”的前置管控。近期对全国不同规模企业的调研显示，费用管控场景中企业痛点最大的是效率问题。其中，「发票、单据太多，人工处理太耗时」的反馈占比最高，达 32.49%；「缺少自动控制系统，人工校验效率低」的反馈占比 22.02%，两者合计超过半数，达 54.51%。

在费用分析方面，企业也面临着诸多难题。数据整合困难、口径不统一以及缺乏有效工具等问题普遍存在。有 35.49%的企业反馈「跨系统的数据整合比较难」，23.89%的企业表示「以 EXCEL 为主，缺点较多」，另有 23.21%的企业指出「数据来源太多，口径不好统一」。这些问题严重影响了企业对费用的精准分析和有效管控。

那么，企业该如何突破这些困境呢？合思的财务数智化解决方案或许能为企业提供全方位的解决之道。

合思方案全景护航

北京合思信息技术有限公司是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思始终秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市构建了直营服务网络。通过 500 + 合作伙伴，合思的服务覆盖了国内外数百个城市，能够为不同地区的企业提供贴心、高效的服务。自成立以来，合思已累计融资超 15 亿元人民币，强大的资金实力为产品的研发和服务的优化提供了坚实保障。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，充分证明了其解决方案具有广泛的适用性和有效性。

核心功能亮点纷呈

• 预算管控精准发力
  2023 年 7 月，合思平台数据统计显示，42.75%的企业对商务消费事前申请单进行了预算管控，26.63%的企业在合思平台下单机票、酒店、火车商务消费时进行了预算实占，另有 34.63%的企业在报销环节实施了预算控制或实占。合思的预算管控功能，如同一位精准的财务管家，能够帮助企业在各个环节对预算进行有效管理，确保企业的费用支出在合理范围内。

• 消费标准自动把关
  2023 年 1 – 7 月，在合思平台进行差旅消费订购（包括机票、酒店、火车、用餐、用车等）的企业中，98.24%的企业开启了消费标准自动控制功能。这一功能能够严格管控差旅消费标准，让企业无需担心员工超标准消费的问题。就像一道无形的防线，确保企业的每一笔差旅费用都合规、合理。

• 合力省功能激发活力
  合思商城的“合力省”功能别具一格。企业可以将员工消费低于差旅标准而节省的一部分金额，作为奖励发放给员工。2023 年 7 月单月，机票、酒店业务满足 BBC 奖励的订单量超 4 万单，员工下单时低于相关差旅标准节省的总金额、以及由此奖励给企业员工的优惠券金额分别达到 213.8 万和 73.7 万。这一功能不仅激发了员工的积极性，还为企业节省了成本，实现了企业和员工的双赢。

• 流程自动化高效便捷
  合思在流程自动化方面表现出色。通过工作流的可视化计算规则配置，企业可以自由定义不同差旅场景下的补贴计算规则；通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。这样一来，员工出差结束后，补贴能够自动计算、补贴报销单自动生成并送审、补贴审核和发放等流程也能自动完成。流程自动化大大提高了工作效率，让企业的差旅管理更加轻松。

多面收益显著可见

• 降本增效成果斐然
  合思商城的“合力省”功能在降本增效方面效果显著。在员工满意度提高的情况下，酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。这一系列数据表明，合思的解决方案能够帮助企业在不降低员工满意度的前提下，有效降低差旅成本。

• 提高效率事半功倍
  使用合思的解决方案后，员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%。员工报销满意度提升 78%，差旅补贴手工报销减少 92%，会计审核时间节省 71%。这些数据充分体现了合思在提高企业运营效率方面的强大能力，让企业能够将更多的精力投入到核心业务中。

• 合规管控安全无忧
  合思的解决方案能够杜绝替票、虚假报销、重复报销等情况，有效控制企业在发票层面的合规性风险。就像一位忠诚的卫士，守护着企业的财务安全，让企业在合规的轨道上稳健发展。

• 数据洞察精准决策
  合思提供多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。企业还可通过 BI 对沉淀的数据进行深入分析，探索降本增效、风险管理的新途径。数据洞察就像企业的一双慧眼，让企业能够看清自身的运营状况，做出更加精准的决策。

典型场景广泛适用

• 连锁经营企业的理想之选
  对于连锁经营企业来说，其在多地均有门店，差旅需求旺盛。例如区域督导日常巡店、优秀骨干店长前往总部培训、招商部前往各地选址考察等场景。合思商城能够提供更丰富的资源、更降本的出行方案和更丝滑的体验，满足连锁经营企业多样化的差旅需求。

• 大型企业长期出差的贴心助手
  大型企业员工长期出差的场景较为常见。在这种情况下，员工可以通过移动端进行申请，合思商城消费免垫资开票，且供应商覆盖面广，即使在下沉市场也能轻松买到车票、酒店等。员工无需担心借款、报销问题，能够更加专注于工作。

• 差旅补贴计算的高效解决方案
  企业差旅补贴计算场景往往繁琐复杂。合思通过流程自动化引擎，可自由定义不同差旅场景下补贴计算规则和编排计算时点、条件等，轻松解决差旅补贴计算和报销的难题，让企业的差旅补贴管理更加高效、准确。

• 数字化差旅管理的最佳实践
  在企业数字化差旅管理场景中，合思能够打通申请 – 消费 – 对账 – 开票全流程。员工出差免垫资，消费即合规；财务对账省心省事，还可进行管理洞察和数据监测。实现了企业差旅管理的数字化、智能化转型。

客户案例见证实力

• L4 级无需报销上市公司的蜕变
  某 L4 级无需报销上市公司曾面临员工报销流程漫长、体验感不佳，低价值工作占据财务大量时间，老板无法实时掌握业务数据等痛点。使用合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品后，实现了员工移动端申请，财务月底 1 次对账，入账自动化操作，管理洞察&数据监测。员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%，企业的运营效率得到了极大提升。

• 连锁经营上市公司的华丽转身
  一家连锁经营上市公司差旅需求旺盛，但原 TMC 对接供应商有限，导致员工满意度低、财务核算费时费力、管理难度提升。合思商城无缝接入，与原 TMC 实现 1 + 1>2 的资源互补智慧差旅模式。财务部投诉率降低 80%，员工满意度达 100%，企业的差旅管理实现了质的飞跃。

• 企业数字化差旅的成功之路
  某企业员工数千名，月均差旅 GMV80 万 + ，之前员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，差旅成本缺乏合规管控。2022 年上线合思商城后，员工出差免垫资，消费即合规；财务对账省心省事，并杜绝了替票、虚假报销、重复报销等情况。2023 年疫情放开酒店价格上涨后，合思商城“合力省”功能解决了员工负面情绪和企业差旅成本控制的问题，酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%，企业实现了数字化差旅管理的成功转型。

面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策强驱动的长期趋势，企业经营的高效、可持续发展需要借助数字技术来优化内部流程、提高自动化和智能化作业占比，并通过数据挖掘提供赋能。合思的解决方案正是企业切实可行的降本增效、可持续发展路径。已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。企业不应错过这样的优质解决方案。现在，合思提供免费在线体验，拨打 400 – 999 – 8293 随时为企业服务，欢迎企业免费试用合思的解决方案，开启企业费控及差旅管理的新篇章。