合思档案：引领电子凭证数字化转型新风尚

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。

市场形势：电子凭证数字化转型的新征程

电子凭证开具端的数字化适配，为电子凭证全流程无纸化奠定了坚实基础。如今，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已经到来。在这个时代，会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。

合思档案的推出，无疑为我国电子凭证数字化转型注入了强大动力。它有助于打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，让企业在数字化浪潮中抢占先机。数据共享平台在这一过程中发挥着关键作用，它能够实现电子凭证数据的高效共享和流通，为企业的财务管理提供有力支持。

痛点分析：传统档案管理的困境与挑战

传统档案管理模式在电子凭证数字化转型的背景下，暴露出诸多问题和挑战。以下是一些企业在传统档案管理中遇到的典型困境：
– 好想你健康食品股份有限公司
财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
– COMMUNE幻师
档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2月。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，数据共享平台无法充分发挥作用，导致财务管理效率低下。
– 云南菜品牌连锁经营
纸质档案打印成本高，多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本高，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，数据共享平台的优势难以体现。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司
会计档案散落各系统，档案数据难利用，逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等工作繁琐。财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下，数据共享平台未能发挥其应有的价值。

解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道

合思档案针对传统档案管理的痛点，提出了全面的解决思路。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供全方位财务数智化服务。

通过合思档案，企业可以实现档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。同时，合思档案满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，能够高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。数据共享平台在合思档案的解决方案中起到了核心作用，它将各个环节的数据进行整合和共享，确保企业财务信息的流通顺畅。

核心模块：合思档案的强大功能与优势

合思档案拥有丰富的核心功能和模块，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。
– 功能蓝图
便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）；预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。数据共享平台贯穿整个功能蓝图，实现了各环节数据的实时共享和交互。
– 业务层
内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。数据共享平台在业务层将不同来源的数据进行整合，为企业的财务管理提供全面的数据支持。
– 档案采集
开放式接口互联，自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。通过数据共享平台，企业可以方便地获取和整合各种电子凭证数据，提高档案采集的效率和准确性。
– 档案制档
智能关联，自动组装，四性检测，业务检测，自定义版式文件。数据共享平台确保了档案制档过程中数据的一致性和准确性，提高了档案的质量和可用性。

竞争优势：合思档案脱颖而出的秘诀

相较于其他解决方案，合思档案具有诸多独特优势。
– 强大的资金和技术支持
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。这为合思档案的研发和发展提供了坚实的资金和技术保障，使其能够不断创新和优化产品功能。
– 广泛的服务网络
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够及时响应客户需求，提供本地化服务，确保客户在使用合思档案过程中得到全方位的支持。
– 丰富的成长历程
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。在这个过程中，数据共享平台不断完善和优化，为企业提供了更加高效、稳定的数据共享服务。
– 高效的管理模式
合思档案能够实现档案应收尽收，广泛连接业务、财务异构系统，自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效，自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%。数据共享平台在其中发挥了关键作用，它促进了各系统之间的数据流通和共享，提高了企业的财务管理效率。

成功案例：合思档案助力企业降本增效

合思档案在不同行业都取得了显著的成功应用案例，以下是一些典型企业的成果：
– 好想你健康食品股份有限公司
使用合思档案后，减少了90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。数据共享平台的应用，使得企业内部的财务数据能够实时共享和流通，提高了工作效率和管理水平。
– COMMUNE幻师
纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。通过合思档案的数据共享平台，企业实现了电子会计凭证的高效管理和流通，降低了成本，提高了报销效率。
– 云南菜品牌连锁经营
记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。数据共享平台为企业的财务管理提供了有力支持，实现了业财数据的实时共享和交互。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司
档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。合思档案的数据共享平台使得企业的会计档案能够集中管理和共享，提高了档案的利用效率和合规性。

服务体系：全方位保障客户使用体验

合思为客户提供了完善的服务体系和保障。
– 专业的研发团队
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，有专业的研发团队保障产品的不断升级和优化。研发团队不断投入精力，对数据共享平台进行优化和改进，以满足企业不断变化的需求。
– 广泛的服务网络
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。无论是在哪个地区，客户都能享受到合思专业的服务和支持。
– 降低开发成本
提供自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度，广泛连接业务、财务异构系统，保障档案应收尽收。数据共享平台的开放性和兼容性，使得企业能够方便地将其与现有系统进行集成，提高了企业的信息化水平。
– 自动化作业服务
提供自动化作业服务，财务数据自动化率达到99.96%，让客户不再需要手动处理大量事务性工作，节省时间和资源。数据共享平台的自动化功能，实现了财务数据的自动采集、处理和共享，提高了工作效率和准确性。

合思档案在推动电子凭证数字化转型中发挥着重要作用。它帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。未来，电子凭证全流程无纸化将成为财务数智化的主流趋势，合思档案将在这一过程中继续发挥重要作用。众多企业通过使用合思档案取得了显著的效益，如降本增效、提升管理效率等，充分证明了合思档案的实用性和有效性。

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