合思档案：开启企业电子会计档案管理新时代

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合的时代，企业面临着诸多痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费时间。同时，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。另外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，数据存储还依赖线下载体。

合思档案：破解管理难题的密钥

面对企业财务档案管理的诸多痛点，合思档案挺身而出，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案功能：构筑强大管理体系

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，实现电子档案导入的高效性。

• 智能制档：数据整合的魔法引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，为电子档案导入后的管理提供有力支持。

• 档案管理：精细管控的坚实后盾
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保电子档案导入后得到妥善管理。

• 档案应用：高效利用的便捷桥梁
  档案应用功能方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，方便对电子档案导入后的数据进行深度挖掘。

合思档案亮点：铸就卓越产品品质

• 便捷调阅：打破空间束缚
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，在电子档案导入后为企业带来极大的便利。

• 双模式检测：保障数据安全
  合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保电子档案导入的数据质量。

• 大数据处理：海量数据秒级响应
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为企业处理大量电子档案导入后的管理提供有力支撑。

• 实物备查：线上线下高度关联
  实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，让电子档案导入与实物档案管理无缝对接。

合思档案价值：释放企业无限潜能

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案带来显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，在电子档案导入过程中为企业节省大量资源。

• 业财贯通：补足信息化空白
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使电子档案导入成为企业信息化建设的重要一环。

• 数据活化：挖掘数据价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，在电子档案导入后充分发挥数据的作用。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思档案实现企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业在电子档案导入后的发展提供有力保障。

合思档案场景：覆盖多元业务需求

• 报销业务：形成完整证据链
  企业在处理报销业务时，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，形成完整的档案证据链，确保电子档案导入后在报销业务中的有效应用。

• 资金业务：保障财务合规
  对于涉及资金类的业务，合思档案可检测是否包含回单，凭证与回单关联金额是否相符；对于涉及报销的业务，检测是否包含了发票，凭证与发票关联金额是否相符；对于涉及采购业务的发票，检测是否关联了合同等，保障财务合规，为电子档案导入后的资金业务管理提供保障。

• 审计工作：实现在线化溯源
  企业在进行审计工作时，审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高电子档案导入后审计工作的效率。

• 档案借阅：实现透明化管理
  企业在进行档案借阅时，借阅人可在线查看，支持下载；管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还，方便电子档案导入后的借阅管理。

合思档案案例：见证成功实践

• 案例一：年单据量2.6亿企业的蜕变
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，电子档案导入为该企业带来了全新的管理体验。

• 案例二：重型装备制造商的变革
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，电子档案导入助力该企业解决了诸多管理难题。

• 案例三：某企业的管理升级
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效有统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，电子档案导入为该企业带来了显著的管理提升。

• 案例四：教育集团的高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，电子档案导入为该教育集团的档案管理带来了变革。

合思档案定位：彰显差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为电子档案导入提供了坚实的技术保障。

展望未来：携手开启数字化新时代

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供更优质的服务，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您想了解合思档案如何帮助您的企业实现电子档案导入及高效管理，欢迎拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com获取更多信息，也可通过微信公众号和微信小程序关注我们。现在还可免费试用，让我们携手开启财务档案管理的数字化新时代。