合思档案：解锁企业财务流程数字化转型新密码

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，企业的发展面临着诸多挑战与机遇。特别是2025年数电票全覆盖的目标即将达成，企业财务流程中的档案管理迎来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业在财务流程的档案管理方面存在着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于购买存储设备和场地，而且储存占地问题也十分突出。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这对企业的决策产生了不利影响。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗时的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认数据，工作枯燥且繁复，大大降低了工作效率。业务人员在出差、招待后进行报销时，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

传统的档案管理方式更是存在着诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存储档案，占用了大量的空间资源。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。高合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来损失。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储的线下载体无法保证档案的原生性，难以确保企业财务流程中档案管理的合规性，从而影响企业全面数字化的实现。

一站式破局：合思档案整体解决方案

合思档案针对上述企业财务流程中的档案管理痛点，提供了一套全面而专业的解决方案。它推出了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业财务流程中的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，它还能提升财务服务效率，帮助企业打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

核心功能：重塑企业财务流程档案管理优势

• 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景下的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，确保各类数据都能被有效采集，为企业财务流程的档案管理提供了丰富的数据基础。

• 智能制档：高效精准的档案组装大师
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了企业财务流程中档案管理的精准度和效率。

• 双模式检测：数据安全与合规的守护者
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同的业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业财务流程中的档案管理提供了可靠的安全保障。

• 档案管理优势：灵活定制的档案管理专家
  在档案管理方面，合思档案具有诸多优势。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足了企业多样化的档案管理需求，优化了企业财务流程中的档案管理模式。

实际应用：合思档案在企业财务流程中的卓越成效

• 大型企业：业财一体与降本增效的典范
  某企业年单据量高达2.6亿，在企业财务流程中存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。

• 集团型企业：标准化落地与合规发展的引领者
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。安全合规存储方面，OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护了电子凭证的原生态。业务完整性检测系统取代了人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，推进了档案无纸化。通过合思档案的应用，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

• 传统企业：数据整合与高效管理的变革者
  某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现了应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。通过合思档案的应用，该企业实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

• 教育集团：智能化管理与流程简化的创新者
  某教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现了应收尽收，统一数据标准，夯实了数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现了智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成了电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下了坚实基础。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务流程实现无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业、可靠的服务。目前已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，获取更多合思档案的相关信息并与我们联系，还可以免费试用合思档案，开启企业财务流程数字化管理的新篇章。