合思档案：解锁会计档案移交流程新范式

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各角色在会计档案移交流程中面临着诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本花费巨大且储存占地的问题，档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对档案数据量大，整理耗费时间的困扰，手动逐一匹配、核对确认的工作繁琐至极。业务人员出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程也十分繁琐。此外，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

精准施策：合思档案化解角色难题

合思档案针对企业各角色在会计档案移交流程中面临的问题，提供了切实可行的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，合思档案可以帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让会计档案移交流程更加顺畅，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，让审计工作更加高效。

多元赋能：合思档案功能全揭秘

合思档案在会计资料采集、制档、管理和应用等方面展现出强大的能力。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

在档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

核心闪耀：合思档案亮点大聚焦

合思档案拥有多个核心亮点，展现出强大的实力。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，支持百亿级单据量的匹配关联，让会计档案移交流程更加高效。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，优化会计档案移交流程。

数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，完善会计档案移交流程。

价值凸显：合思档案为企业添动力

合思档案给企业带来了多方面的价值。

显著的降本增效，让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本，75%整理成本，优化了会计档案移交流程中的成本支出。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使会计档案移交流程更加顺畅。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业在会计档案移交流程中提供有力的决策支持。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让会计档案移交流程更加高效。

场景多元：合思档案应用显神通

合思档案在不同业务环节的会计档案移交流程中都有典型的使用场景。

在业务流转环节，上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件等，为会计档案移交流程奠定基础。

档案采集环节，进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作，确保会计档案移交流程的准确采集。

档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档，提高会计档案移交流程的制档效率。

档案利用环节，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作，让会计档案移交流程的利用更加便捷。

案例见证：合思档案成效看得见

多个企业使用合思档案后，在会计档案移交流程中取得了显著成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，优化了会计档案移交流程。

某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，改善了会计档案移交流程。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索困难、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案单套制管理方案实施数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。实施业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。实施跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提升了会计档案移交流程的效率。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案单套制管理方案实施数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。实施智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。实施电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了会计档案移交流程。

优势领航：合思档案市场定位独特

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，在会计档案移交流程中展现出强大的优势。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，彰显了合思档案在市场中的专业性和领先性。

合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，保障会计档案移交流程的顺利进行。

合思档案具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为会计档案移交流程提供了可靠的保障。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的合规、高效、数字化，为企业创造更大价值。合思档案将不断创新和完善，持续为企业提供更优质的产品和服务，陪伴企业在数字化转型的道路上不断前进。

如果您想优化企业的会计档案移交流程，不妨选择合思档案。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思，还能免费试用合思档案，开启高效财务档案管理之旅。