在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自 1995 年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在 2011 年，动力源就高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，现实却充满了挑战，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型效果存在较大差距。就在这时，合思带着专业的公司费用报销系统解决方案走进了动力源的视野。
痛点剖析：传统报销系统的困境
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多系统操作乱如麻
动力源传统的报销模式下，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，操作体验极差。财务人员更是苦不堪言，报销数据要手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，严重影响了工作效率。公司费用报销系统在这种多系统操作下，显得混乱无序，无法发挥应有的作用。 -
系统割裂数据散
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时纠偏。公司费用报销系统的数据分散和信息滞后，成为了企业管理的一大障碍。 -
业务复杂稽核难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销管理的难度。公司费用报销系统在面对如此复杂的业务时，显得力不从心。 -
组织架构流程繁
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过 PC 端 OA 系统提交出差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。公司费用报销系统在这种复杂的组织架构下，无法实现高效的流程管理。
合思方案：数字化报销的新曙光
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供的公司费用报销系统解决方案，首先从系统集成入手。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，让数据在不同系统之间自由流通。 -
无需报销便捷高效
合思的无需报销模式，为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。公司费用报销系统在无需报销模式下，实现了流程的自动化和智能化，大大提高了工作效率。 -
强大连接打破壁垒
合思的公司费用报销系统具有强大的系统连接能力，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这一特性打破了数据流转的壁垒，让企业的信息流通更加顺畅。
实施步骤：稳步推进数字化转型
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数据同步先行
合思团队首先进行系统集成，完成动力源 HR 系统、BPM 系统与合思费控的数据同步。这一步骤是整个解决方案实施的基础，通过数据同步，为后续的流程优化和效率提升奠定了坚实的基础。 -
推行无需报销
在数据同步完成后，合思开始推行无需报销模式。让员工在因公消费时享受免垫资、免开票等便利，逐步改变员工的报销习惯，提高员工对公司费用报销系统的接受度和使用效率。 -
打通数据流转
最后，利用系统连接能力，打通第三方系统的数据流转。让不同系统之间的数据能够实时共享和交互，实现企业信息的全面整合和高效利用。
显著成果：数字化转型成效斐然
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操作体验全面革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的公司费用报销系统操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。这不仅提高了员工的工作满意度，也为企业节省了大量的人力成本。 -
员工体验大幅提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。公司费用报销系统让员工从繁琐的报销流程中解放出来，能够更加专注于工作。 -
财务合规轻松实现
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。公司费用报销系统为财务工作的合规性和高效性提供了有力保障。 -
管理决策更加科学
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行能够进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。公司费用报销系统为企业的管理决策提供了有力支持。
客户评价：合作共赢共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
动力源通过与合思合作，成功实现了财务数字化转型，提升了效率，降低了成本，取得了显著的成效。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为企业提供全方位财务数智化服务。
如果您的企业也面临着公司费用报销系统的困境，不妨借鉴动力源的成功经验，选择合思的财务数字化解决方案。现在，您可以免费试用合思的公司费用报销系统，开启企业财务数字化转型的新篇章，让有限更有效。
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