在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化的征程中经历了诸多挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的道路，踏上了漫长的系统自研之旅，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化效果差距较大，尤其在企业费用报销规范方面，问题凸显。
转型痛点：费用报销规范的重重困境
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多系统操作乱象，合规之路艰难
动力源在费用报销过程中，多系统操作体验极差。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作，严重影响了企业费用报销规范的落实。 -
系统割裂之殇，数据信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和决策，企业费用报销规范的执行缺乏有效的数据支持和监督。 -
业务复杂繁琐，报销稽核艰难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂性，给企业费用报销规范带来了巨大挑战。 -
组织架构复杂，流程统一困难
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证，严重影响了企业费用报销规范的执行效率。
合思方案：打造费用报销规范新路径
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系统集成：数据融合的桥梁
合思为动力源提供了系统集成的解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业费用报销规范提供了准确的数据基础。 -
无需报销：高效合规的新模式
合思的“无需报销”模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了企业费用报销规范的执行效率。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有力地保障了企业费用报销规范的实施。
实施步骤：稳健推进费用报销规范落地
2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作。在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，项目历经了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。
合思费控系统与动力源现有的HR系统、BPM系统等进行了数据同步和对接，确保了基础数据和业务数据的一致性和准确性。同时，对动力源的员工进行了系统使用培训，使其熟悉合思费控系统的操作流程和功能，提高了工作效率，为企业费用报销规范的顺利实施奠定了坚实基础。
显著成果：费用报销规范成效凸显
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操作体验革新，效率成本双优
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%，企业费用报销规范得到了有效落实。 -
员工体验提升，流程简化便捷
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了企业费用报销规范带来的便利。 -
财务压力减轻，聚焦价值工作
财务人员审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，进一步推动了企业费用报销规范的优化。 -
管理决策升级，全程管控无忧
管理者实现了事中预算、事中控制、事后分析的全程管控，能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业费用报销规范提供了有力的决策支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，在企业费用报销规范方面存在诸多难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的财务数智化解决方案，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的解决方案，开启企业费用报销规范的新篇章。
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