合思档案：解锁电子凭证数字化转型下的档案管理新密码

在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的运营模式。自 2024 年 11 月 1 日起，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；紧接着 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，却如同横亘在企业面前的一道难关，亟待攻克。

传统的纸质档案管理模式，宛如一艘在数字化海洋中艰难航行的旧船，处处彰显着其局限性。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在进行归档工作时，常常需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失的情况也时有发生。不仅如此，纸质档案的查找工作受限于时间和空间，犹如在茫茫大海中捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。像金牌橱柜家居科技股份有限公司，仅打印成本预估就高达 180000 元/年，存储空间成本也达到 90000 元/年。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，而面临管理上的难题。

在这样的大背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套智能报销数据安全的解决方案。

合思档案整体解决方案：财务数智化的领航者

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一位智慧的领航者，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台致力于助力企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，让企业在数字化浪潮中扬帆远航。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个功能强大的财务中枢，将企业的各项财务流程紧密连接在一起，实现了数据的高效流转和智能处理。通过合思档案，企业能够挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

合思在技术研发和服务支持方面也展现出强大的实力。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发力量，提升产品的性能和功能。同时，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供有力的服务支持。无论是在繁华的都市，还是在偏远的地区，企业都能享受到合思专业、高效的服务。智能报销数据安全在合思档案的整体解决方案中得到了充分的保障，让企业在数字化转型的道路上无后顾之忧。

合思档案核心功能与优势：智能科技打造档案管理新体验

• 功能蓝图：全生命周期管理的智慧画卷
  合思档案的功能蓝图，犹如一幅绚丽多彩的智慧画卷，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，具备电子会计档案全生命周期管理功能。从智能采集到预归档服务，再到基础管理和档案服务，每一个环节都紧密相连，形成了一个完整的闭环。

在智能采集环节，合思档案采用了先进的技术，如外部生态的 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等，确保能够准确、高效地获取数据。无论是来自外部的电子凭证，还是内部系统的数据，都能被快速、准确地采集到合思档案中。同时，大文件自动切割和数电票自动化解析功能，进一步提高了数据采集的效率和准确性。

预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行预处理，确保数据的规范性和完整性。基础管理环节涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了全方位的档案管理服务。而档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了有力的支持。在整个功能蓝图中，智能报销数据安全贯穿始终，为企业的数据安全保驾护航。

• 档案采集：精准高效的数据入口
  合思档案在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集的方式，为企业提供了更加灵活、便捷的数据采集途径。企业可以根据自身的需求，选择合适的接口进行数据采集，实现与现有系统的无缝对接。同时，大文件自动切割·数电票自动化解析功能，确保了数据的准确高效获取。无论是大量的电子凭证，还是复杂的数电票，都能被快速、准确地采集到合思档案中。在这个过程中，智能报销数据安全得到了严格的保障，防止数据在采集过程中出现泄露和丢失的情况。

• 档案制档：质量保障的精细工序
  档案制档是档案管理的重要环节，合思档案在这个环节实现了智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保障了档案的质量。通过智能关联和自动组装功能，合思档案能够将相关的单据、发票、回单和凭证自动关联在一起，形成完整的档案。同时，四性检测和业务检测功能，确保了档案的真实性、完整性、准确性和可用性。自定义版式文件功能则为企业提供了更加个性化的档案管理体验。在档案制档过程中，智能报销数据安全同样得到了高度重视，确保每一份档案都能安全、可靠地保存。

• 档案利用：便捷高效的信息宝库
  合思档案在档案利用方面，支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，方便企业高效利用档案。企业可以通过多维检索功能，快速找到所需的档案；一站式预览功能则让企业能够在一个界面上查看档案的详细信息。在线借阅和异构系统联查功能，打破了时间和空间的限制，让企业能够随时随地借阅和查看档案。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业能够更加直观地了解档案的存储情况。在档案利用过程中，智能报销数据安全始终是合思档案关注的重点，确保企业的数据在使用过程中不被泄露和滥用。

不同行业应用案例：合思档案的实践硕果

合思档案在不同行业的应用中，都取得了显著的成效，为企业带来了实实在在的价值。

在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，犹如为企业的档案管理装上了一台高效的引擎。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。智能报销数据安全得到了有效保障，让企业能够更加专注于业务发展。

餐饮行业的 COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。合思档案的应用，让企业的档案管理更加环保、高效，同时也保障了智能报销数据安全。

家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。合思档案帮助企业实现了档案管理的智能化和规范化，智能报销数据安全也得到了可靠保障。

数字阅读行业的帆书借助合思档案，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。合思档案的应用，让企业的档案管理更加轻松、高效，同时也确保了智能报销数据安全。

合思档案拥有众多标杆客户，涵盖医疗、教育培训、快消/流通等多个行业，如医疗行业的 ADICN 艾迪康、教育培训行业的 AHT、快消/流通行业的奥特乐等，这些客户的成功案例充分证明了合思档案广泛的适用性和可靠性。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着诸多档案管理难题，而合思档案则为企业提供了一套智能报销数据安全的解决方案。它以其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用效果，成为企业档案管理的得力助手。如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启智能档案管理新时代。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，亲身体验合思档案的魅力。