合思档案：开启企业智能文档搜索与管理新时代

在纸电混合时代，企业的档案管理宛如一座迷雾重重的迷宫，让众多企业高管、财务人员和业务人员深陷其中，苦不堪言。

企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，大量的存储空间被占用，而档案数据却如深埋地下的宝藏，难以挖掘和分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作耗时费力，还需手动逐一进行匹配核对，每一步都如履薄冰。业务人员更是为报销纸质票据的繁琐流程所困扰，时间和精力都被白白浪费。

高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本如同一个无底洞，不断吞噬着企业的资源。同时，档案室和档案柜等存储空间的需求也在不断膨胀，造成了企业资源的极大浪费。高隐形成本同样不可小觑，手工装册归档的重复性工作如同一场永无止境的马拉松，查询调阅条件的粗糙颗粒度，使得数据无法得到有效利用，内部协作也因此陷入滞后的困境。高合规风险更是如同一把悬在企业头顶的达摩克利斯之剑，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，让企业的财税管理效率大幅降低。

在这样的困境下，合思档案应运而生，它就像一位经验丰富的向导，为企业在档案管理的迷宫中指明了方向，其重要性和必要性不言而喻。

合思档案全景扫描：一站式财务数智化服务领航者

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一艘装备精良的巨轮，在企业档案管理的海洋中破浪前行。它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务。聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等功能，就像一颗颗璀璨的明珠，串连起企业财务管理的各个环节。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案，如同一个万能工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理变得井然有序。

此外，合思档案还具有强大的数据获取、验签、解析能力。其自主研发工具包持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性，就像一位不断进化的智能战士，始终保持着领先的战斗力。在智能文档搜索方面，它能快速定位相关档案，让企业轻松获取所需信息。

核心功能探秘：智能科技铸就档案管理利器

• 智能采集：多源数据的智慧猎手
  智能采集功能是合思档案的重要武器之一，它支持多源采集，就像一个神通广大的猎手，能够从各个角落捕获数据。通过接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，智能采集功能也有应对之策。它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。在智能文档搜索时，这些采集来的数据能为企业提供丰富的信息资源。

• 智能制档：规则引擎驱动的高效组装大师
  智能制档利用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，如同一位技艺精湛的组装大师，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90% 人工匹配工作量。

关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，让制档过程更加灵活和精准。关联任务执行进度可视化，让企业对制档情况一目了然。通过字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，在智能文档搜索时能够快速定位到所需的业务档案。

• 档案管理：权限与灵活的完美结合
  档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。这就像给企业的档案加上了一把把精准的锁，只有授权的人员才能打开。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这种灵活性就像一个可以自由伸缩的容器，能够适应企业不断变化的档案管理需求。在智能文档搜索时，权限管理确保了数据的安全性，灵活的目录扩展则方便了企业对不同类型档案的搜索。

• 大数据解决方案：海量数据的智慧管家
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。通过动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。

采用海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制进行数据存储，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。它就像一位智慧的管家，能够妥善管理企业的海量档案数据，在智能文档搜索时能够快速从海量数据中找到所需文档。

优势对比：传统与智能的鲜明反差

合思档案与传统档案管理方式相比，犹如一颗耀眼的新星，在夜空中绽放出独特的光芒。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约 70% 纸张成本、75% 整理成本，检索效率提升 90%，确保 100% 管理合规性。这就像一场及时雨，为企业带来了实实在在的效益。

它打破物理空间限制，可在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，降低查询难度，让企业在智能文档搜索时更加轻松快捷。

合思档案融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。相比传统的数据管理方式，它能满足海量电子数据的存储与应用需求，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

应用案例展示：真实世界的成功典范

• 大型企业的高效转型
  某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。在智能文档搜索方面，企业能够快速定位到所需的单据和凭证，大大提高了工作效率。

• 重型装备制造商的合规之路
  世界上最大的重型装备制造商之一面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。实施合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。智能文档搜索功能让企业能够快速获取所需的档案信息，提高了内部协作效率。

• 企业的数字化蜕变
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。使用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。智能文档搜索为企业提供了高效的查询手段，让企业能够快速获取所需的财务和业务档案。

• 教育集团的流程简化
  中国最大的 K12 民办教育集团之一在档案管理的采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。采用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。智能文档搜索功能让教育集团能够快速查找各类教学和财务档案，提升了管理水平。

未来展望：引领企业数字化转型新征程

合思档案就像一位坚定的领航者，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续满足企业不断变化的需求，就像一位贴心的伙伴，始终陪伴企业成长。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，将继续聆听用户需求进行产品迭代，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。合思在全国设有多个直营服务网络，并通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市，未来将为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动行业发展。

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