电子档案共享平台：解锁企业会计档案管理新境界

在纸电混合的时代浪潮中，企业的会计档案管理正面临着重重挑战。企业高管们为纸质档案管理的高额成本、庞大占地以及档案数据难以分析利用而忧心忡忡；财务人员深陷大量档案数据的整理泥潭，手动匹配核对的工作枯燥又繁琐；业务人员则在报销流程的漫长征途上疲于奔命。

企业不仅要承担高显性成本，如纸质凭证输出的高额耗材费用、档案室和档案柜的巨大存储空间需求；还要应对高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作、粗糙的查询调阅条件以及数据无法有效利用等问题；更要警惕高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等情况。

即便企业在数字化推行过程中解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，依然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的难题，无法保证档案原生性，严重影响财务档案管理合规和企业全面数字化进程。随着数电票的快速扩张，企业面临着电子发票接收、开票等新挑战，数电票特殊的管理要求，让企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在这样的背景下，合思档案推出的电子档案共享平台应运而生，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。

合思档案解决方案概述：多元场景 一应俱全

合思档案的电子档案共享平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位神通广大的“连接器”，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案让档案管理实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程既有实物流转，又有电轨运行，线上一套电子数据管理，使财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，让档案管理更加灵活。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，为财务合规保驾护航。

核心功能亮点：科技赋能 高效管理

• 多源采集功能：数据汇聚 畅通无阻
  电子档案共享平台的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集无死角。

• 智能制档功能：智能匹配 精准高效
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让档案整理工作更加轻松。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件功能：轻量存储 个性定制
  专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：严格把关 保障合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅，可追溯，让企业档案管理合规无忧。

用户收益：降本增效 价值凸显

使用合思档案的电子档案共享平台，企业能获得显著的收益。
首先是显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，保证管理合规性100%。
其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。
再者，让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。
最后，企业实现资源重组，效益最大化。电子档案共享平台具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

典型场景：广泛应用 精准适配

• CEO/高管：数据驱动 决策升级
  CEO/高管可以借助电子档案共享平台沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在降本增效方面，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

• 归档员/财务：轻松工作 高效管理
  归档员和财务人员使用电子档案共享平台可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计：便捷审计 高效协作
  对于外部审计工作，电子档案共享平台实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作效率。

• 数电票管理场景：全流程自动化
  在数电票管理场景下，电子档案共享平台提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道操作，实现数电票全流程闭环管理。

客户成功案例：实力见证 值得信赖

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案的电子档案共享平台通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标表现良好，如凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。电子档案共享平台采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。电子档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理现状。电子档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的电子档案共享平台是您值得信赖的专业解决方案。它已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可。例如，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

如果您也想实现会计档案管理的变革与提升，不妨选择合思档案的电子档案共享平台。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。欢迎联系我们，点击免费试用，开启高效的会计档案管理之旅。