在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局正式开展全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化企业的业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用仍面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等多重数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供了强有力的解决方案，助力企业实现企业出差合规管理。
世界500强旗下教育服务品牌的财务困境
某世界500强旗下的教育服务品牌，在企业的运营过程中，面临着诸多财务数字化方面的挑战与痛点。
该企业拥有众多业务和财务系统，但这些系统相互独立，数据无法互通。结构化数据的提取困难重重，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。在企业出差合规管理方面，由于缺乏有效的数字化手段，发票的管理难以做到精准和高效，增加了出差合规风险。
实物存档方面，该企业面临着更高的成本和风险。实物存档占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本高昂。而且档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。在企业出差合规管理中，实物凭证的管理和保存也给合规工作带来了诸多不便。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，费时费力。在企业出差合规管理中，这些繁琐的操作增加了合规管理的难度和成本。
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。在企业出差合规管理中，这使得出差相关凭证的查阅和管理变得困难，影响了合规管理的效率。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案
针对该企业的诸多难题，合思为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，助力企业实现企业出差合规管理。
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广泛连接异构系统，应收尽收档案数据
合思的方案中，档案数据来源广泛。包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。在企业出差合规管理方面，这使得出差相关的各类凭证和数据能够全面、准确地纳入管理系统，为合规管理提供了坚实的数据基础。 -
多样接口传输方式，灵活采集数据
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，确保数据的及时、准确采集。在企业出差合规管理中，这种灵活的传输方式能够满足不同出差场景下凭证和数据的采集需求，提高合规管理的效率。 -
自动归档，实现智能化管理
合思的方案实现了自动归档，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围涵盖内部（凭证、订单、会计账薄等）和外部（纸质发票及影像、银行电子回单等）多种档案。在企业出差合规管理中，自动归档功能能够将出差相关的凭证和数据进行有序整理和管理，方便合规检查和查阅。
应用合思方案后的显著成效
该企业应用合思解决方案后，在多个方面取得了显著的成果，企业出差合规管理也得到了有效提升。
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线上单套制管理，提高工作效率
年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在企业出差合规管理中，线上单套制管理使得出差相关凭证的查阅和管理更加便捷，提高了合规管理的效率。 -
提高财务数据自动化率，提升管理效能
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在企业出差合规管理中，财务数据自动化率的提高，使得出差费用的核算和管理更加准确和高效，降低了合规风险。 -
节约成本，增强合规信心
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。在企业出差合规管理中，成本的节约使得企业能够将更多的资源投入到合规管理中，增强了合规管理的能力。 -
高财务作业自动化率，保障合规运营
财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。在企业出差合规管理中，高财务作业自动化率保障了出差费用管理的准确性和合规性，减少了人为错误和违规风险。
合思解决方案的优势与未来展望
合思的解决方案具有诸多显著优势。它能够帮助企业解决财务数字化转型中的诸多难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在企业出差合规管理方面，合思的解决方案提供了全面、高效、智能的管理手段，确保企业出差活动的合规性。
电子凭证数字化转型是未来的必然趋势。企业应积极拥抱数字化，提前布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。在企业出差合规管理中，数字化转型能够提高管理效率，降低合规风险，提升企业的竞争力。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等服务。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站等方式与合思取得联系，开启财务数字化转型之旅，实现企业出差合规管理的升级。现在就来免费试用合思，体验数字化财务管理的魅力！
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