合思档案：开启智能文档搜索时代，助力企业财务档案管理变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理迎来新的变革，信息化建设成为企业亟待解决的课题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理难以分析利用的问题；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

面对这些挑战，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面、高效、智能的财务档案管理方案，其中智能文档搜索功能更是为企业档案管理带来了极大的便利。

合思档案解决方案：多元方案，满足多样需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。智能文档搜索功能可快速定位这些完整的档案证据链，方便企业随时查阅。

合思档案产品功能：多维度功能，打造智能管理体系

• 多源采集：灵活采集，数据多元汇聚
  多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。智能文档搜索可对采集到的各类数据进行快速检索。

• 智能制档：规则驱动，数据高效整合
  智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能文档搜索可快速定位整合后的业务链组合数据。

• 档案管理：精细管控，灵活扩展目录
  档案管理具备权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类等。智能文档搜索可根据不同的权限和目录进行精准搜索。

• 档案应用：多维检索，一站式穿透联查
  档案应用可实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询等。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。智能文档搜索可快速实现这些多维检索和穿透联查功能。

合思档案核心亮点：合规高效，数据价值挖掘

• 合规保障：双模检测，归档即合规
  合思档案应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。智能文档搜索可快速定位合规的档案资料。

• 降本增效：节约成本，提升管理能效
  能够显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，真正利用档案数据，实现数据价值。补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。智能文档搜索可快速找到所需档案，进一步提升工作效率。

• 广泛连接与稳定迭代：连接异构系统，应对政策变化
  具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。智能文档搜索可对连接的各类系统中的档案进行统一检索。

合思档案角色价值：为不同角色赋能

• 为CEO/高管：沉淀数据资产，助力决策数智化
  对于CEO/高管，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。智能文档搜索可帮助高管快速获取所需的档案数据，为决策提供支持。

• 为归档员/财务：提高效率，透明流转数据
  对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。智能文档搜索可让财务人员快速找到所需的档案，提高工作效率。

• 为外部审计：在线审计，便捷查询追溯
  对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。智能文档搜索可帮助审计人员快速定位所需的审计档案。

合思档案典型场景：广泛适用，贴合企业需求

• 报销业务场景：关联匹配，精细管理
  支持企业在报销业务场景中，实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配和管理。如按照报销业务的归档数据清单，对发票、报销单、回单、凭证等进行关联匹配。智能文档搜索可快速定位报销业务相关的档案。

• 多系统数据互联场景：统一存储，业财一体
  在多系统数据互联的场景下，合思档案可以广泛连接各业务系统，统一储存凭证、单据、合同、回单等数据，建立业务证据链，实现业财一体双向穿透，方便一站式查阅业务全貌。智能文档搜索可对多系统中的档案进行统一搜索。

• 集团型企业场景：共享中心，统一标准
  对于集团型企业，可通过共享中心统建档案管理系统，实现档案共享，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度，解决档案管理流程复杂、标准不统一等问题。智能文档搜索可帮助集团型企业快速找到所需的档案。

• 实物档案管理场景：创新管理，便捷利用
  在实物档案管理场景中，合思档案可通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，实现实物档案的创新管理和便捷利用。智能文档搜索可帮助企业快速定位实物档案的相关信息。

合思档案成功案例：实际成效，彰显实力

• 某企业：电子化管理，降本增效显著
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如数据加载30s，关联匹配15min，大幅减少了装订匹配和查询耗时。智能文档搜索在该企业的档案管理中发挥了重要作用，帮助企业快速找到所需档案。

• 某集团型企业：单套制管理，提升效率节约成本
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。智能文档搜索帮助该集团型企业快速检索档案，提升了管理效率。

• 某教育集团：智能化方案，简化会计管理流程
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。智能文档搜索为该教育集团的档案管理提供了便利。

合思档案市场定位与差异化优势：领先平台，满足个性需求

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足不同企业的个性化需求。

能够为企业提供一站式的财务数字化服务，包括智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位服务，助力企业实现业财融合。智能文档搜索作为其重要功能之一，为企业提供了高效的档案检索服务。

合思档案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的服务和支持。

如果您想体验合思档案带来的智能文档搜索和高效财务档案管理服务，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，关注微信公众号和小程序获取最新动态。现在点击免费试用，开启您的高效财务档案管理之旅！