电子档案共享平台：合思档案助力企业数字化档案管理升级

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。企业在推进数字化进程时，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的问题依然存在，数据存储也依赖线下载体。要确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，保证档案原生性是关键。

随着 2025 年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟需加强。由于数电票管理的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临诸多档案管理难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困扰；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配核对的繁琐工作；业务人员在出差、招待报销后，留存和上交纸质票据的流程既繁琐又耗时。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本和存储空间成本；高隐形成本，如手工装册归档工作量大、查询调阅不便、数据利用低效；以及高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏导致财税管理低效等问题。

合思档案作为一款先进的电子档案共享平台，为企业提供了全面的解决方案。

多元方案定制，满足企业多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案带来便捷调阅不打印、混序归集免组装的高效体验。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上通过一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，可相互穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序和组装，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证的多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

核心功能卓越，打造高效管理体验

合思档案作为电子档案共享平台，在智能采集、智能制档、档案管理和应用等方面具备强大的核心功能和显著优势。

• 智能采集：多源汇聚，灵活高效
  在智能采集方面，合思档案实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：规则驱动，便捷查阅
  智能制档环节，规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准管控，灵活扩展
  档案管理方面，权限管理精准管控。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

• 档案应用：多维检索，穿透联查
  在档案应用方面，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

成功案例见证，彰显平台价值

合思档案电子档案共享平台在不同企业的应用场景中取得了显著成效。

某企业年单据量高达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现；实现档案管理电子化和借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查清晰明了，档案管理更加规范，企业成本降低，财务人员工作效率提升。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过 OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档和银行回单分类归档，推进档案无纸化。该集团实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度更加规范，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业档案管理低效，存在整理环节繁琐、保管和存储方式落后、管理方式以纸质档案为主、档案数据未有效利用等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接各系统，统一标准，开放接口服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合各类档案数据；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理达 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某 K12 民办教育集团档案管理存在采集环节数据隔离、存储环节占用空间且易损坏、整理环节繁琐易出错、利用环节查阅不便等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射打破财务数据和业务数据的标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该集团以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为电子档案共享平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。

合思秉承以客户为中心的服务理念，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案电子档案共享平台具备便捷调阅不打印、混序归集免组装等优势，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理；拥有多种解决方案和核心功能，能满足企业不同场景的档案管理需求；众多成功的客户案例证明了其在提升企业档案管理效率和效益方面的显著成效。

如果您想了解更多关于合思档案电子档案共享平台的信息，提升企业档案管理水平，可拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，扫描微信公众号二维码或微信小程序二维码。现在点击免费试用，开启高效、合规、智能的档案管理之旅！