合思电子档案共享平台：开启企业档案管理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接面对新的考验，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件也要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合的时代，企业在档案管理方面遭遇了诸多痛点。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程中，要留存再上交纸质票据，繁琐的流程耗费了大量时间。

企业档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；同时，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过 OA 系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业的全面数字化。

面对企业档案管理的重重困境，合思电子档案共享平台应运而生，为企业提供了一套全面的解决方案。

智慧方案 破解档案管理迷局

合思电子档案共享平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

它不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。对于 CEO 和高管而言，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。对于归档员和财务人员来说，它可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，让数据全流程透明流转。对于外部审计工作，它实现了档案外审的在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限也能一键下放或回收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，它兼顾实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，就能保证档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

核心功能 彰显平台卓越优势

合思电子档案共享平台具备一系列强大的核心功能，相较于传统档案管理方式，优势显著。

多源采集功能能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过接口互联，平台可以自主采集数据。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，平台支持多种便捷手动数据补录方式，单张 PDF 大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据的批量导入。

智能制档功能可实现电子凭证数据的自动匹配组装，同时进行“四性检测 + 业务检测”。规则引擎能够自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。智能关联可减少 90%的人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能可实现多场景适配，满足档案不同阶段的管理要求。权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统还规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，实现了档案全场景数字化利用。多维检索能够满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可以快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

真实案例 见证平台显著成效

众多企业通过使用合思电子档案共享平台，成功解决了档案管理问题，并取得了显著成效。

有一家年单据量达 2.6 亿的企业，此前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思电子档案共享平台为其提供了多系统采集数据的方案，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，能够 1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。该企业使用平台后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。管理自动化体现在档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。企业成本降低，流程精简使财务人员工作效率大幅提升，装订简化节约了企业的显性成本。

对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等痛点。合思电子档案共享平台的单套制管理方案包括安全合规存储，通过 OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，以单套制推进档案无纸化。该企业使用平台后，实现了标准化落地，共享中心统建的档案管理系统实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，释放了 1/3 的空间，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。

某多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思电子档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业使用平台后，统一了储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了储存标准和管理方式；业务证据链完整，搭建了会计资料勾稽关系，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌；数据共享，一站式查阅功能以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；实现了全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册都需要精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思电子档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该企业使用平台后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思电子档案共享平台秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位财务数智化服务，帮助企业挖掘更多净利润。

合思电子档案共享平台已获得众多企业的认可，有 7000 +付费企业、300 万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思电子档案共享平台给予了高度评价，证明了其在解决企业档案管理痛点方面的有效性。

合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、专业的服务。

如果您的企业也想抓住数字化转型机遇，解决档案管理难题，实现降本增效和合规运营，不妨选择合思电子档案共享平台。您可以拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，了解更多合思电子档案共享平台产品信息，还能点击免费试用，开启档案管理数字化转型之旅。