合思档案：引领企业财务档案管理数字化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

然而，在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间以及手动匹配核对的枯燥工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时也面临着流程繁琐的问题。此外，纸质档案还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。

不过，国家政策对电子会计档案管理的支持，为企业带来了新的希望。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。但在推行数字化的过程中，企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一站式的财务档案管理服务。

领先方案 满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

功能概览 开启智能管理

合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面具备强大的功能。

多源采集支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射使查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理具备权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为智能文档搜索提供了强大的支持。

核心亮点 彰显独特优势

合思档案的核心亮点在于其大数据解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案等。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及安全的数据存储和下载机制，让智能文档搜索更加高效。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物备查解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

价值体现 赋能不同角色

合思档案为不同角色带来了显著的价值。

对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让智能文档搜索成为日常工作的得力助手。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案能为企业显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景 见证卓越应用

合思档案在企业的日常档案管理、审计、业务报销等场景中发挥着重要作用。

在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能。多源采集各类会计资料，智能制档将电子凭证数据自动匹配组装，档案管理支持权限管理、档案目录扩展等，档案应用可实现多维检索、一站式预览、穿透联查等，为智能文档搜索提供了全面的支持。

审计场景下，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计工作效率和便利性。

业务报销场景中，员工可多渠道获取数电票，合思档案对数电票进行验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现全流程闭环管理。报销的纸质票据无需留存再上交，流程更简便，同时档案系统可自动关联发票、报销单、回单、凭证等，保障财务合规。

对于集团型企业，合思档案可实现共享中心统建，档案管理标准化落地。统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，实现财务档案的安全存储，满足国家相关政策要求。同时实现档案应用数字化，提升管理效率，降低成本。

成功案例 诠释实力见证

众多企业通过使用合思档案取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达14W + 、单据总量达50W + ，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数众多，智能文档搜索也变得更加高效。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度。力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求。低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，朝着财务办公室无纸化目标迈进。

市场定位 凸显差异优势

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，入选福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的解决方案。在档案管理的合规性、自动化、数字化方面具有优势，打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，为智能文档搜索提供了坚实的基础。

合思自主研发工具包，在数电票管理方面，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案独具特色，既能满足国家档案局发布的相关四性检测要求，又能基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

展望未来 携手开启新篇

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业财务数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。

如果您想了解更多合思档案信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com。现在点击免费试用，即可开启企业财务档案管理数字化新篇章，体验智能文档搜索带来的便捷与高效！